વિન્ડોઝ એક્સપ્લોરરમાં આપણે જોઇએ છીએ કે બધાં ફોલ્ડર્સ માટે એકસરખા, બીબાંઢાળ યલો કલરના આઇકનનો ઉપયોગ થાય છે.

વિન્ડોઝનું વર્ઝન ૧૦ સુધી પહોંચી ગયું તેમ છતાં તેમાં ફોલ્ડર્સના આઇકનને અલગ અલગ કલર આપવાની સગવડ હજી મળી નથી (એ શક્ય છે, પણ એ માટે થર્ડ પાર્ટી સોફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરવો પડે). તેના વિકલ્પે જે તે ફોલ્ડરને રાઇટ ક્લિક કરી, તેની પ્રોપર્ટીઝમાં કસ્ટમાઇઝમાં જઇને આપણે ફોલ્ડરનો આઇકન બદલી શકીએ છીએ. નિશ્ચિત પ્રકારના ફોલ્ડર માટે નિશ્ચિત કલરના જુદા જુદા આઇકન પસંદ કરી લઈએ તો વિન્ડોઝ એક્સપ્લોરરમાં ફોલ્ડર્સ અને સબ ફોલ્ડર્સના આટાપાટામાં આપણે કામના ફોલ્ડર્સ સુધી પહોંચવું વધુ સહેલું બની શકે.

ગૂગલ ડ્રાઇવ જેવી સ્ટોરેજ સર્વિસમાં વિન્ડોઝની જેમ ફોલ્ડરના આઇકન બદલવાની સગવડ નથી, પણ ફોલ્ડરને નિશ્ચિત કલર આપવાની સગવડ ચોક્કસ છે.

અહીં પણ તમે કામના પ્રકાર અનુસાર ફોલ્ડર્સને નિશ્ચિત કલર્સ આપવાની ટેવ કેળવશો તો કામકાજ રંગભર્યું અને ખાસ તો, ખાસ્સું સહેલું બનશે!

એક્સેલ કે ગૂગલશીટ જેવા સ્પ્રેડશીટ પ્રોગ્રામમાં ભલે કોરાધાકોડ આંકડાની ભરમાર રહેતી હોય, આપણે તેમાં પણ રંગોથી અનોખી મજા ઉમેરી શકીએ છીએ. મહત્ત્વની વાત એ છે કે મુદ્દો માત્ર મજાનો નથી, સ્પ્રેડશીટમાં કલર્સના આગવા ઉપયોગ પણ છે.

ડેટા ટેબલમાં એક પછી એક આવતી રો કે કોલમને જુદા જુદા કલર્સથી અલગ પાડવા માટે ‘ઓલ્ટરનેટિંગ કલર્સ’ની સુવિધા અપનાવવા જેવી છે. તેનાથી ટેબલમાંનો ડેટા વાંચવો બહુ સરળ બની જાય છે.

એ જ રીતે,  ક્યારેક ફૂરસદ હોય ત્યારે ‘કન્ડિશનલ ફોર્મેટિંગ’ની સુવિધા તપાસી જોજો. આ ફીચરની મદદથી તમે ડેટા ટેબલમાં વિવિધ સેલ કે રો અને કોલમમાં નિશ્ચિત શરત અનુસાર ચોક્કસ રંગ ઉમેરાય એવું કરી શકો છો.

જેમ કે આપણે સેલ્સ સંબંધિત ડેટા ટેબલ બનાવ્યું હોય તો અમુક મહિનામાં વેચાણનો આંકડો અમુક નિર્ધારિત રકમ કરતાં નીચો જાય ત્યારે એ સેલનો કલર આપોઆપ રેડ થઈ જાય એવું સેટિંગ્સ કરી શકાય છે. તેમ, સ્પ્રેડશીટનો આપણે ટુ-ડુ લિસ્ટ તરીકે ઉપયોગ કરતા હોઈએ ત્યારે કોઈ કામના સ્ટેટસની કોલમમાં ‘ડન’ લખીએ એ સાથે એ સેલ ડાર્ક ગ્રીન કલરનો થાય, તેમાંની ટેકસ્ટ બ્લેકને બદલે વ્હાઇટ કલરની થાય અને એ આખી રો આછા ગ્રીન કલરની થઈ જાય તેવું કન્ડિશનલ ફોર્મેટિંગનું સેટિંગ પણ કરી શકાય છે.

મજા એ છે કે આવા ડેટા ટેબલને આપણે રંગ મુજબ ફિલ્ટર અને સોર્ટ પણ કરી શકીએ છીએ. સ્પ્રેડશીટમાં કલર્સનો ઉપયોગ કરી જુઓ, તમારું ડેટા એનાલિસિસ ચોક્કસપણે વધુ સ્માર્ટ બનશે.