ગયા મહિને, થેન્ક્સ ટુ ઓલિમ્પિક, એક ખેલાડીનું સરસ અવતરણ વાંચવા મળ્યું, “જીતવા માટે જીતવાની તમન્ના હોવી પૂરતી નથી. એ તો બધામાં હોય છે. જીતવા માટે પરસેવો પાડવાની તૈયારી જેનામાં હોય, અંતે એ જીતે છે.

વાત રમતગમતના સંદર્ભે છે એટલે એમાં પરસેવો પાડવાની વાત છે. આપણા રોજબરોજના જીવનની, ખાસ કરીને ઓફિસમાં કામકાજની વાત કરીએ તો એમાં અંતે જીત એની થાય છે જે બીજા કરતાં કંઈક અલગ રીતે કામ કરી બતાવે છે. જે બીજા કરતાં જુદી રીતે દિમાગ ચલાવી જાણે છે. આપણે સૌ પોતપોતાના પરિવારમાંથી સંસ્કાર, કેળવણી, ઉત્સાહ, ધગશ વગેરે વગેરે લઈને કામકાજના ક્ષેત્રે કદમ મૂકતાં હોઈએ છીએ. આપણે સૌ શાળા-કોલેજમાંથી લગભગ એક સરખું શિક્ષણ મેળવીને આવ્યા હોઈએ છીએ. તો એવું શું હોય છે, જે આપણને બીજાથી અલગ તારવી શકે ને બીજાથી આગળ લઈ જઈ શકે?

એ છે કામ પ્રત્યેનો આપણો અભિગમ. ઓફિસમાં કે વ્યવસાયમાં જે સોંપવામાં આવે કે કરવું પડે એ કામ કરવું એ એક વાત છે, અને પોતાની લગનથી, પોતાના વિચાર અમલમાં મૂકીને કામ કરવું એ તદ્દન બીજા છેડાની વાત છે. આપણો સ્માર્ટ અભિગમ આપણને બીજાથી અલગ પાડી શકે છે.

સ્માર્ટનેસ કે સક્સેસ એટલે બીજાને પાછળ રાખી દઈને પ્રમોશન મેળવી લેવાં કે વધુ ક્લાયન્ટ-કસ્ટમર મેળવીને વધુ ‚પિયા કમાઈ લેવા કે રાતદિવસ કામમાં ખૂંપેલા રહેવું એવો સંકુચિત અર્થ બિલકુલ ન કરતા. પોતાના સાથીઓ અને જાત પાસેથી ક્ષમતા અનુસાર કામ લઈને, યોગ્ય રીતે કામ પૂરું કરીને પરિવાર સાથે મોકળાશભર્યો આનંદ માણવો એ પણ સ્માર્ટનેસ છે. પોતાના કામથી પોતાની સંસ્થા કે કંપનીને નવી ઊંચાઈએ લઈ જવી એ પણ સ્માર્ટનેસ છે.

સદભાગ્યે, સ્માર્ટનેસ માત્ર જન્મજાત નથી હોતી, એ કેળવી પણ શકાય છે! એના અગણિત ઉપાયો છે, પણ આપણી આ સફરમાં આપણો સંદર્ભ તો હરીફરીને કમ્પ્યુટર અને ઇન્ટરનેટ આગળ આવીને અટકે છે (કે આગળ ધપે છે!) એટલે આગળનાં પાનાંઓ પર, કારકિર્દીમાં આગળ વધવામાં ઉપયોગી થાય એવી કેટલી પાયાની બાબતોની વાત કરી છે, કમ્પ્યુટર અને ઇન્ટરનેટના સંદર્ભે.

સફળતાનો આધાર મુખ્યત્વે ત્રણેક બાબતો પર હોય છે – આપણે જે કામ કરતા હોઈએ તેને શક્ય એટલી વધુ ઝડપથી, વધુ અસરકારક રીતે કરવું, પોતાના કામકાજને શક્ય એટલું સુવ્યવસ્થિત ઢબે આગળ ધપાવવું અને શક્ય એટલું વધુ જાણવું અને સમજવું.

અહીં આ ત્રણેય પાસાંમાં ઉપયોગી થાય એવા કેટલાક પ્રોગ્રામ્સ અને વેબસર્વિસીઝની બિલકુલ પ્રાથમિક વાત કરી છે. શક્ય છે કે આમાંની ઘણી ખરી એપ્લિકેશનનો તમે ઉપયોગ કરતા જ હશો, કેટલીક કદાચ અજાણી પણ હશે, પણ આ બધા જ પ્રોગ્રામ્સ કે વેબ સર્વિસીઝ એ પ્રકારનાં છે કે તમે એનો લાભ લો એટલો ઓછો પડે. માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડની જ વાત કરીએ તો આપણે એનો રોજેરોજ ઉપયોગ કરતા હોવા છતાં, ક્યારેક ફુરસદે એની સાથે રમત માંડીએ તો કેટલીય નવી વાતો જાણવા મળે! અહીં તો ફક્ત આંગળીના વેઢે ગણાય એટલી બાબતોની, સાવ ટૂંકી વાત કરી છે. આગળ જતાં, તમારાં સૂચનો અનુસાર આપણે અલગ અલગ સર્વિસમાં વધુ ઊંડા પણ ઊતરીશું, પણ ખરી મજા તમે પોતે સમય કાઢીને પ્રયત્ન કરશો તો આવશે. સ્માર્ટનેસની શરુ‚આત આવો સમય ચોરી લેવાથી થાય છે!

તમે કદાચ જાણતા હશો કે ગૂગલ કંપનીમાં તેના એન્જિનિયર્સને ઓફિશિયલી પ્રોત્સાહિત કરવામાં આવે છે કે તેઓ કંપનીના સમયમાંથી ૨૦ ટકા સમય, કંપનીના કામકાજને સંબંધિત, પણ પોતાના અંગત રસની વાતને આગળ ધપાવવા માટે ફાળવે. જીમેઇલ અને ગૂગલ ન્યૂઝ આવા ૨૦ ટકા સમયમાંથી નીપજેલી પ્રોડક્ટ્સ છે.

આપણે આવા કોઈ સત્તાવાર પ્રોત્સાહનની જરૂ‚ર નથી કેમ કે ઘણું ખરું તો આપણે ધારીએ તો આપણા કામમાંથી પાર વગરની ફુરસદ મેળવી શકીએ એ રીતે આપણા કામનું માળખું ગોઠવાયેલું હોય છે. તમે જો દરરોજ, થોડો સમય કાઢીને આ બધા પ્રોગ્રામ્સમાં થોડી ખણખોદ કરતા રહેશો એવું પાર વગરનું મળી રહેશે જે તમને ખરેખર ખજાનો હાથ લાગ્યા જેવું લાગશે, એવો ખજાનો, જે તમે પોતે શોધી કાઢ્યો હશે!

પછી જે સ્માર્ટનેસ ડેવલપ થશે એ ફક્ત બીજાથી આગળ લઈ જાય એવી નહીં, ખુદને, પોતાની નજરમાં ઊંચે લઈ જાય એવી હશે. આવાં બીજાં પગલાં અને તમારા અનુભવો જરૂર શેર કરશો!

આગળ શું વાંચશો?

• ઓફિસમાં કામકાજનો પાયોઃ માઈક્રોસોફ્ટવર્ડ
• માઈક્રોસોફ્ટ એકસેલનો કરો એક્સલન્ટ ઉપયોગ
• અસરકારક રજૂઆતની આવડત કેળવો
• ઓપન સોર્સ ઓફિસ સ્યૂટસ વિશે પણ જાણી લો
• બ્રાઉઝરને તમારું ગુલામ બનાવો
• ફટાફટ નેટ સર્ફિંગમાં ઉપયોગી બુકમાર્કસ
• બનો ઈમેઈલ પ્રોગ્રામના પાવરફુલ યુઝર
• સેટ કરો પર્સનલાઈઝડ હોમપેજ
• ટાસ્ક મેનેજમેન્ટના માસ્ટર બનો
• આજના સમયની જરુરિયાત ફાઈલ્સનું સિન્ક્રોનાઈઝેશન
• સર્ફિંગ દરમિયાન ઉપયોગી લાગે તે બધું સ્માર્ટ રીતે મેનેજ કરો
• તમારી પોતાની સતત અપડેટ થતી લાઈબ્રેરી બનાવો
• તમારા કામના વિષય અંગે સતત માહિતગાર રહ્યો
• અજાણી બાબતો સુધી સહેલાઈથી પહોંચો
• આંગળીના ઈશારે વિવિધ બાબતો પર નજર ફેરવો
• ખાસ પ્રોફેશનલ માટેની નેટવર્કિંગ સર્વિસ

ઓફિસમાં કામકાજનો પાયો : માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડ

ઓફિસમાં કામકાજનું પહેલું પગથિયું કે પાયો છે વર્ડ પ્રોસેસિંગ. આજના જમાનામાં કાગળ-પેન જેવું કામ આપતા માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડ જેવા પ્રોગ્રામ બિગિનર્સ અને પ્રોફેશનલ્સ બંનેની જ‚રિતયાત સંતોષે એટલા કામઢા હોય છે. તમે ધારો તો દરરોજ આ પ્રોગ્રામમાંથી કંઈક નવું શીખી શકો.

ખાસ નોંધવા જેવી ખૂબી એ છે કે માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડમાં એક જ કામ તમે જુદી જુદી ઘણી રીતે કરી શકો છો, તમને ફાવી જાય તે રસ્તો તમારો! ઉપરાંત, કામને ઝડપી બનાવે એવા જુદા જુદા શોર્ટકટ્સ શીખી જાઓ અથવા તો વર્ડના યુઝર ઇન્ટરફેસને તમારી જ‚રિયાત અનુસાર મોડિફાય કે કસ્ટમાઇઝ કરી લો તો તમારું કામ ઘણું સરળ અને ઝડપી બની શકે છે. જેમ કે વર્ડમાં તમારે કોઈ કમાન્ડનો વારંવાર ઉપયોગ કરવાનો થતો હોય તો તેને ડાબી તરફ ટોચમાં આપેલા ક્વિક એક્સેસ ટૂલબારમાં ઉમેરી શકો છો.

એ રીતે, તમે લેટર કમ્પોઝ કરતા હો અને પેજ બ્રેક સમયે પેરેગ્રાફ તૂટે નહીં એવું ઇચ્છતા હો તો એ માટે પરમેનન્ટ સેટિંગ કરી શકો છો. આ તો એક-બે ઉદાહરણ થયાં, જ્યારે ફુરસદ મળે ત્યારે વર્ડમાં થોડાં ખાંખાંખોળા કરશો તો પાર વગરની ઉપયોગી ખૂબીઓ મળી આવશે.

માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડમાં એક જ કામ તમે જુદી જુદી ઘણી રીતે કરી શકો છો, તમને ફાવી જાય તે રસ્તો તમારો!

માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલનો કરો એક્સલન્ટ ઉપયોગ

માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડ અને એક્સેલ આ બંને પ્રોગ્રામ એવા છે, જેનો ઓફિસમાં કદાચ સૌથી વધુ ઉપયોગ થતો હશે અને કેટલાય લોકો એક્સેલનો ઉપયોગ કરવાનો હોય ત્યારે વર્ડથી કામ ચલાવી લેતા હોય છે (અથવા તેનાથી ઊલટું!). આ બંને પ્રોગ્રામમાં એકબીજાની પાયાની ખૂબીઓ સામેલ હોવા છતાં, તેમનાં મૂળભૂત કામ જુદાં છે. જુદી જુદી ગણતરીઓ કરવા માટે સ્પ્રેડશીલ ધરાવતો એક્સેલ બહુ પાવરફુલ પ્રોગ્રામ છે.

જુદા જુદા પ્રકારનાં ટેબલ બનાવવા માટે તમે એક્સેલનો ઉપયોગ કરતા હો તો તમે જેટલું કામ એક્સેલમાં કરી શકતા હો તેનાથી થોડું વધુ કરવાનો પ્રયાસ કરી જુઓ, એક્સેલમાં ચોક્કસ તમને તેના ઉપાય મળી રહેશે. જેમ કે એક્સેલની એક પાયાની સુવિધા છે પિવોટ ટેબલ. તમે એક્સેલમાં વિવિધ કોલમ અને રોમાં ડેટા એન્ટર કરો પછી આ ડેટા રેન્જને ટેબલમાં ક્ધવર્ટ કરી શકો છો અને પછી પિવોટ ટેબલની મદદથી તેનું સરળ અને ઝડપી એનાલિસીસ કરી શકો છો!

જો પિવોટ ટેબલ તમારા માટે રમત વાત હોય તો તેનાથી આગળનાં સ્ટેપ્સ અજમાવી જુઓ! એક્સેલમાં વિવિધ ગણતરીઓ કરવામાં મદદ‚પ થતાં, તૈયાર ફોર્મ્યુલાઓ ધરાવતાં પાર વગરનાં ટેમ્પ્લેટ્સ ઇન્ટરનેટ પર મળી આવશે. એ પણ ટ્રાય કરી જુઓ!

એક્સેલમાં તમે જેટલું શીખશો એટલું ઓછું પડશે અને વધુ જાણવાની તાલાવેલી જગાવશે.

અસરકારક રજૂઆતની આવડત કેળવો

કોઈ પણ બાબતમાં અસરકારક પ્રેઝન્ટેશનની મદદથી તમે પોણો જંગ જીતી શકો છો. પરંતુ એ માટે વિષયની ઊંડી માહિતી, પ્રેઝન્ટેશન ટૂલની જાણકારી અને ઓડિયન્સના લેવલની સમજ આ ત્રણેય વાતનો સુમેળ થવો જ‚રી છે. તમે પાવરપોઇન્ટ પ્રેઝન્ટેશન બનાવતા હો અને તેમાં લાંબા લાંબા ફકરા લખી નાખો તો કોઈને ઇમ્પ્રેસ કરી નહીં શકો. એ રીતે, પાવરપોઇન્ટમાં ઇમેજ, વીડિયો, એનિમેશન વગેરે અનેક સવલતો છે, પણ એના ઉપયોગમાં સમજદારી જ‚રુરી છે.

ઇન્ટરનેટ પર અનેક સાઇટ્સ પરથી તમે જુદા જુદા વિષય પરનાં પાર વગરનાં પ્રેઝન્ટેશન્સ ડાઉનલોડ કરી શકો છો. આમાંથી કયું પ્રેઝન્ટેશન સારું લાગ્યું અને કયું બોરિંગ એ ધ્યાનથી તપાસશો તો તમને પણ અસરકારક પ્રેઝન્ટેશનની ગુરુચાવી હાથ લાગી જશે.

પછી તો સવાલ ફક્ત પાવરપોઇન્ટની વિવિધ ખૂબીઓ સમજવાનો જ છે. પાવરપોઇન્ટમાં માસ્ટર સ્લાઇડનો ઉપયોગ શીખી જશો તો ટૂંકા સમયમાં તમારા કામની ખરેખર અસરકારક રજૂઆત કરવાનો કીમિયો શીખી જશો. એક વાર આટલું થશે પછી તો નેટ પર પાવરપોઇન્ટથી વધુ પાવરફૂલ એવાં કેટલાંય ટૂલ્સ હાજર છે! સ્લાઇડશેર પણ જુઓ.

પાવરપોઇન્ટ પ્રેઝન્ટેશનનું પહેલું પગથિયું છે. નેટ પર બીજા વિકલ્પો પણ જોઈ જુઓ.

ઓપન સોર્સ ઓફિસ સ્યૂટ્સ વિશે પણ જાણી લો

આપણે સૌ ઓફિસમાં કામકાજ માટે લાંબા સમય સુધી માત્ર માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસને જ જાણતા હતા, પણ એ એક પ્રોપ્રાયટરી પ્રોડક્ટિવિટી સ્યૂટ છે, એટલે કે ખાનગી કંપનીની માલિકીનો પ્રોગ્રામ છે. અત્યંત ફીચર રીચ હોવા છતાં, સંખ્યાબંધ કમ્પ્યુટર પર તેનો ઉપયોગ પરવડે તેમ ન હોય તેવી ઘણી કંપનીઓ હવે માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસના વિકલ્પો તરફ વળી રહી છે.

ઇન્ટરનેટ પર ગૂગલ ડોક્સ (હવે ડ્રાઇવ) તેનો મજબૂત હરીફ બની રહ્યો છે, તો કમ્પ્યુટરમાં ઇન્સ્ટોલ કરીને ઉપયોગમાં લઈ શકાય તેવા ઓપન ઓફિસ (http://www.openoffice.org) કે લિબેરોફિસ (http://www.libreoffice.org) જેવા ઓપનસોર્સ ઓફિસ સ્યૂટ પણ ધીમે ધીમે લોકપ્રિય થતા જાય છે. ડેવલપર્સની કમ્યુનિટીઝ સહિયારી મહેનતથી આ પ્રોગ્રામ ડેવલપ કરે છે અને તેને બિલકુલ ફ્રીમાં ઉપયોગમાં લઈ શકાય છે. આ પ્રોગ્રામ્સ દેખાવ, કામકાજ અને સવલતોની રીતે માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસ કરતાં ચઢિયાતા નથી, પણ તોય ઠીકઠીક કાઠુંં કાઢી રહ્યા છે. તમારી ઓફિસમાં આ પ્રોગ્રામ્સનો ઉપયોગ થતો હોય તો તેની પાયાની વિગતો સમજી લો અને ખાસ તો તમારા ક્લાયન્ટ્સ માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસનો જ ઉપયોગ કરતા હોય તો બંને પ્રકારના પ્રોગ્રામ્સની કોમ્પેટિબિલિટીની સમજ કેળવી લેશો તો તમારા બોસ કે ક્લાયન્ટને તમારા કામ વિશે ક્યારેય ફરિયાદ નહીં રહે!

સંખ્યાબંધ કંપની હવે ઓપન ઓફિસ સ્યૂટ્સ તરફ વળી રહી છે. પહેલેથી તેના વિશે જાણી લો.

બ્રાઉઝરને તમારું ગુલામ બનાવો

આજના સ્પર્ધાત્મક માહિતી યુગમાં જે વધુ જાણે છે એ વધુ આગળ રહી શકે છે એ તો સ્પષ્ટ છે, પણ માહિતીના સ્રોત બધા માટે સરખા છે – ઇન્ટરનેટ પર ગૂગલિંગ તો સૌ કોઈ કરી શકે છે, તમે અલગ કઈ રીતે પડશો? જવાબ છે બ્રાઉઝરના સ્માર્ટ કસ્ટમાઇઝેશનથી.

હવે મોટા ભાગે ઇન્ટરનેટનો આપણો ઉપયોગ એક સાધન પૂરતો સીમિત રહ્યો નથી. આપણે ઓફિસમાં ડેસ્કટોપ, ઘરમાં લેપટોપ અને એ બંને વચ્ચે સ્માર્ટફોન પર ઇન્ટરનેટ એક્સેસ કરતા થઈ ગયા છે. ગૂગલ ક્રોમ કે ફાયરફોક્સ જેવા એક જ બ્રાઉઝરને કાયમ માટે અપનાવીને તમે તેને તમારા એકાઉન્ટની મદદથી સિન્ક કરતાં શીખી જશો તો ઓફિસ, ઘર વગેરે બધી જગ્યાએ તમે એક સરખો સર્ફિંગ એક્સ્પિરિયન્સ મેળવી શકશો.

બ્રાઉઝર કસ્ટમાઇઝેશનનું એક મહત્ત્વનું પાસું છે એપ્સ. ક્રોમ અને ફાયરફોક્સ બંનેમાં (હજી ઇન્ટરનેટ એક્સપ્લોરરનો ઉપયોગ કરતા હો તો તેમાં પણ) પ્રોડક્ટિવિટી કેટેગરી હેઠળ તમને સંખ્યાબંધ એપ્સ કે એડઓન્સ મળી રહેશે જે તમારા બ્રાઉઝિંગને વધુ પાવરફુલ બનાવી શકે છે.

એક વાર તમને બ્રાઉઝર પાસેથી વધુ કામ લેવાની આદત પડી જશે, પછી વધુ ઝડપથી કામ લેવાની ઇચ્છા પણ જાગશે. આ કામમાં બ્રાઉઝરના શોર્ટકટ્સ તમને બહુ ઉપયોગી થશે. તમારા ફેવરિટ બ્રાઉઝરના શોર્ટકટ્સ જાણી લો, પછી જુઓ મજા!

બ્રાઉઝરને તમે જુદી જુદી અનેક રીતે કસ્ટમાઇઝ કરી શકો છો.

ફટાફટ નેટ સર્ફિંગમાં ઉપયોગી બુકમાર્ક્સ

ઇન્ટરનેટ સાથે તમારે રોજનો ઘરોબો હોય તો બુકમાર્કિંગની આદત કેળવી લેવાથી ઘણો ફાયદો થશે. તમે જે સાઇટ્સ દરરોજ જોતા હો અથવા તમારા દિવસની શ‚આત જ જે ત્રણ-ચાર સાઇટ્સ ખોલીને થતી હોય તેનું એક ગ્રૂપ બનાવીને તેનો બુકમાર્ક બનાવી લો.

તમારા કામ અનુસાર, જુદા જદા સંદર્ભ શોધવા કે માહિતી મેળવવા તમે જે સાઇટ્સનો વારંવાર ઉપયોગ કરતા હો તેના પણ બુકમાર્ક બનાવી લો અને તમારા બ્રાઉઝરના બુકમાર્ક બારને ઓપન રાખો.

ક્યારેક કોઈ પ્રોજેક્ટ માટે તમે નેટ પર ટૂંકા સમયનો રિસર્ચ કરતા હો તો તેના પણ બુકમાર્ક બનાવી લો અને તમારે કામની સાઇટ્સની તેમાં નોંધ રાખતા જાવ.

ક્યારેક થોડો સમય કાઢીને તમારા બ્રાઉઝરના બુકમાર્ક બારને તમારી જ‚રિયાત અનુસાર ઓર્ગેનાઇઝ્ડ કરી લેશો તો પછી હંમેશ માટે તમારું નેટ બ્રાઉઝિંગ એકદમ ઝડપી બની જશે.

હવેનાં બ્રાઉઝર જેમ જેમ વિકસતાં જાય છે તેમ તેમ તેમાં બુકમાર્કની નિતનવી સગવડો પણ ઉમેરાતી જાય છે. બ્રાઉઝર સિન્કિંગની સગવડથી તમે કોઈ પણ કમ્પ્યુટર પર નેટ એક્સેસ કરી શકો ત્યારે તમારા ફેવરિટ બુકમાર્ક્સને બધે જ નજર સામે રાખી શકો છો.

સવાલ ફક્ત દિમાગને બરાબર કામે લગાડવાનો છે!

બુકમાર્ક્સ તમારું કામ અત્યંત સહેલું બનાવી શકે છે, જો તમે તેનો પૂરો ઉપયોગ કરો તો.

બનો ઇમેઇલ પ્રોગ્રામના પાવરયુઝર

ઈ-મેઇલનો ઉપયોગ આપણે બધા કરીએ છીએ, તેના પાવરયુઝર ઓછા હોય છે, પાવરયુઝર એટલે એવા લોકો જે ઈ-મેઇલ સર્વિસની બધી ખૂબીઓનો ઉપયોગ કરે. તમે યાહૂનો ઉપયોગ કરતા હો કે જીમેઇલનો, તેનાં સેટિંગ્સ કે ઓપ્શન્સમાં ઊંડા ઊતરો. અનેક નવી વસ્તુઓ જાણવા મળશે. સીસી અને બીસીસી વચ્ચેનો તફાવત જાણી લેશો તો પણ તમે ઓફિસના ઘણા ખરા અન્ય લોકો કરતાં વધુ સ્માર્ટ ગણાશો! તમે તમારા ઈ-મેઇલની સિક્યોરિટી વધારી શકો છો, ફોલ્ડર કે લેબલ્સના સ્માર્ટ ઉપયોગથી તમારા તમામ અગત્યના મેઇલ્સ અને તેમાંની માહિતી વ્યવસ્થિત રીતે રાખી શકો છો. વેબમેઇલ્સનું એક સ્માર્ટ ફીચર હોય છે ફિલ્ટર, જેની મદદથી તમે તમારા પર આવતા ચોક્કસ પ્રકારના મેઇલ્સ પર ઓટોમેટિક એક્શન્સ સેટ કરી શકો છો. મેઇલમાં ઓટોફોરવર્ડ જેવી સગવડ પણ પાવર યુઝર માટે બહુ ઉપયોગી સાબિત થાય તેવી છે. યાહૂની ડિસ્પોઝેબલ મેઇલની સગવડ પણ ટ્રાય કરી જુઓ. જીમેઇલની લેબ અને યાહૂની એપ્લિકેશન્સ ખાસ જોઈ જુઓ. મુદ્દાની વાત એટલી જ છે કે ઈ-મેઇલ પ્રોગ્રામમાં તમે ઇમેઇલ વાંચવા અને મોકલવા ઉપરાંત બીજું ઘણું બધું કરી શકો છો, ફુરસદ મળે ત્યારે આ વિકલ્પો તપાસો અને તમારી જરૂરિયાત મુજબ ઇમેઇલ પ્રોગ્રામને તમારી મરજી પ્રમાણે ચલાવો!
ઇમેલનો આછોપાતળો ઉપયોગ તો સૌ કરે, તમે તેની ખૂબીઓનો પૂરો લાભ લો.

સેટ કરો પર્સનલાઇઝ્ડ હોમપેજ

ઇન્ટરનેટ પર તમારા કામકાજને ઓર્ગેનાઇઝ્ડ રાખવાનો એક સહેલો અને ઉપાય નેટ પર તમારું પોતાનું પર્સનલાઇઝ્ડ પેજ ક્રિયેટ કરી લેવાનો છે. તમે જો ગૂગલના આઇગૂગલ પેજનો ઉપયોગ શ‚ કર્યો હોય તો તમારે કામની ઘણી બધી બાબતો એક જ વેબપેજ પર એક્સેસ કરવાની સુવિધા આપતી આ સગવડ તમને અચૂક ગમી હશે. સર્ચ એન્જિન, ઈ-મેઇલ, કેલેન્ડર, ફેવરિટ બ્લોગ્સ, ન્યૂઝસાઇટ્સથી માંડીને કોમિક્સ અને ફની એપ્સ સુધીનું ઘણું બધું તમે તમારા આ એક જ પર્સનલાઇઝ્ડ પેજ પર સેટ કરી શકો છો. હવે જોકે ગૂગલને લાગે છે કે બ્રાઉઝરનાં એડવાન્સ્ડ વર્ઝન્સ અને એપ્સ/ એડઓન્સ આવી ગયા પછી આ સુવિધા બહુ કામની રહી નથી એટલે આઇગૂગલ સેવા નવેમ્બર ૨૦૧૩થી બંધ થઈ રહી છે, પણ આ નિર્ણયનો વિરોધ પણ સતત વધી રહ્યો છે.

આઇગૂગલ બંધ થાય કે ન થાય, તેના ઘણા વિકલ્પો હાજર છે જ. યાહૂ, એમએસએન કે નેટવાઇબ્સ જેવી સર્વિસ તમે ટ્રાય કરી શકો છો. અલબત્ત, આઇગૂગલ બંધ થવાનું કારણ અપાયું છે તેમ આજે બ્રાઉઝર એટલાં પાવરફુલ થયાં છે કે જો તમે તેના બુકમાર્ક્સ અને ન્યૂ ટેબના બ્લેન્ક પેજનો સ્માર્ટ

પયોગ કરી શકો તો તમારું કામ ચોક્કસ ચાલી જાય. મુદ્દો ફક્ત તમારી જરૂરિયાત નક્કી કરવાનો અને એ મુજબ બ્રાઉઝરને કસ્ટમાઇઝ કરવાનો છે.
નેટ પર તમારું પોતાનું હોમપેજ બનાવી શકાય એવી ઘણી સર્વિસ છે. અજમાવી જુઓ.

ટાસ્ક મેનેજમેન્ટના માસ્ટર બનો

ટુ ડુ લિસ્ટ એ સ્માર્ટ વર્કિંગનો પાયો છે. કોઈ પણ દિવસ શરૂ‚ કરતી વખતે તમને સ્પષ્ટ અંદાજ હોય કે આજે, કાલે અને આ અઠવાડિયામાં કયું કયું કામ કરવાનું છે, તમારા સહકર્મચારીઓમાં કોની પાસે કયું કામ છે, કયું કામ ક્યારે પૂરું કરવાનું છે… તો તમે અનુભવી શકશો કે ઓફિસનું બધું જ કામ અત્યંત વ્યવસ્થિત રીતે આગળ વધતું રહેશે.

નેટ પર અને તમારા સ્માર્ટફોનમાં આ પ્રકારની ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ સર્વિસ ઘણી બધી મળી રહેશે, પણ આ ટુ-લિસ્ટ એવું હરગિજ ન હોવું જોઈએ કે એને મેઇન્ટેઇન કરવું એ પોતે એક મોટું કામ બની જાય.

આ બાબતે મેદાન મારી જાય છે rememberthemilk.com અને નવી આવેલી સર્વિસ wunderlist.com સ્માર્ટફોનના આ જમાનામાં રિમેમ્બરધલિસ્ટ સર્વિસ તમારા ફોન સાથે ફ્રી સિન્કની સગવડ નથી આપતી, એટલે બાકી રહે છે વન્ડરલિસ્ટ. વેબ, આઇફોન, આઇપેડ, એન્ડ્રોઇડ, વિન્ડોઝ, મેક વગેરે બધા માટે આ ફ્રી સર્વિસ છે. ઉપયોગમાં બિલકુલ સરળ છે અને તમારું ટુ-ડુ લિસ્ટ તમે સતત હાથવગું રાખી શકો છો તેમ જ સહકર્મચારીઓ સાથે શેર કરી શકો છો. ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ સાથે પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટમાં પણ રસ હોય તો ફેસબુકના કો-ફાઉન્ડર જેમાં એક્ટિવ છે એવી  પણ ટ્રાય કરી શકો.

ટુ-ડુ લિસ્ટ એવું હોવું જોઈએ જે તમારું કામ વધારે નહીં, પણ ઘટાડે.

આજના સમયની જરુરિયાત ફાઈલ્સનું સિન્ક્રોનાઇઝેશન

કલ્પના કરો, તમે તમારા ક્લાયન્ટને મળવા ગયા, એમણે એક ચોક્કસ ફાઈલમાંની વિગતો માગી, જે તમારા ઓફિસના પીસીમાં છે, લેપટોપમાં નહીં, તો? જો તમે સ્માર્ટ હશો તો તમારી મોટા ભાગની ફાઈલ્સ ઓફિસ અને ઘરના પીસી/લેપટોપ તેમ જ સ્માર્ટફોનમાં સિન્કડ રાખશો. એટલે કે કામ ગમે ત્યાં કરો, ફાઈલને વારંવાર એકમાંથી બીજામાં કોપી-પેસ્ટ કરવાની જ‚રૂર નહીં અને એક જ, ફાઇનલ ફાઈલ કોઈ પણ ડિવાઇસમાંથી એક્સેસ કરી શકો.

ક્લાઉડ સ્ટોરેજની સગવડ આપતી ડ્રોપબોક્સ, ગૂગલ ડોક્સ (હવે ડ્રાઇવ) અને સ્કાયડ્રાઇવ જેવી સર્વિસની મદદથી આ કામ હવે બિલકુલ સરળ બની ગયું છે. આ પ્રકારની સર્વિસમાં મોટા ભાગે તમારે એકાઉન્ટ ખોલાવ્યા પછી, એક એપ્લિકેશન ડાઉનલોડ કરીને તમારા પીસી/લેપટોપ ચોક્કસ ફોલ્ડર ક્રિયેટ કરવાનાં રહે છે. સાથે સ્માર્ટ ડિવાઇસમાં પણ તેની એપ ડાઉનલોડ કરી લો. હવે તમે ગમે તે સાધનમાં ક્રિયેટ કરેલી ફાઈલ એ ચોક્કસ ફોલ્ડરમાં સેવ કરશો તો તે તમારા એ સર્વિસના વેબ પરના એકાઉન્ટ અને બધાં જ ડિવાઇસનાં ફોલ્ડરમાં અવેલેબલ રહેશે. સ્માર્ટ વર્કિંગ માટે અનિવાર્ય છે આ સર્વિસીઝ.

તમારું કામ સતત તમારી સાથે રહેવું જોઈએ. આજના સમયમાં આ સહેલાઈથી શક્ય છે.

સર્ફિંગ દરમિયાન ઉપયોગી લાગે તે બધું સ્માર્ટ રીતે મેનેજ કરો

કામના ઓર્ગેનાઇઝેશનની વાત નીકળી છે તો બુકમાર્કિંગથી કેટલાંય ડગલાં આગળ જતી સર્વિસીઝની પણ વાત કરી લેવા જેવી છે, એવી સર્વિસ જે ઇન્ટરનેટ પરના તમારા સર્ફિંગ દરમિયાન તમને કામની લાગતી અનેક પ્રકારની સામગ્રી યોગ્ય રીતે સાચવી લેવાનું કામ કરે.

આવી એક સરસ સર્વિસ હતી ગૂગલ નોટબુક, જે હવે બંધ થઈ ગઈ છે, પણ તેના વિકલ્પે તમે એવરનોટ, સિમ્પલનોટ કે સ્પ્રિંગપેડ જેવી સર્વિસનો લાભ લઈ શકો છો. આમાંથી સ્પ્રિંગપેડની ખાસ નોંધ લેવા જેવી છે કેમ કે એ નોટ કેપ્ચરિંગથી ઘણું વિશેષ કામ કરે છે. સ્પ્રિંગપેડમાં એકાઉન્ટ ખોલાવીને તમે વેબ, ટેબલેટ કે સ્માર્ટફોનમાં સર્ફિંગ દરમિયાન જે ઉપયોગી લાગે તે જુદી જુદી નોટબુક્સમાં સેવ કરી શકો છો. તમારી નોટબુક્સ તમે બીજા સાથે શેર કરી શકો છો અને બીજાએ શેર કરેલી નોટબુક્સ તમે જોઈ શકો છો.

વધુ ઉપયોગી વાત એ છે કે આપણે જે કંઈ સ્પ્રિંગપેડમાં સેવ કરીએ એ બધા વિશે આ સર્વિસ આપણી સમક્ષ વધુ વિગતો રજૂ કરતી રહે છે. તમારા કામકાજ કે પ્રોજેક્ટ અનુસાર રિસર્ચ કરવાનો આ પણ એક સ્માર્ટ રસ્તો છે.

ઇન્ટરનેટ પર જે કામનું લાગે એ સાચવી લો આ એપની મદદથી. ગમે ત્યાં, ગમે ત્યારે.

તમારી પોતાની સતત અપડેટ થતી લાઇબ્રેરી બનાવો

ઓફિસના કામકાજમાં બીજાથી આગળ રહેવાનો સહેલો ઉપાય છે બીજાથી વધુ અપડેટેડ રહેવાનો, બીજાથી વધુ વાંચવાનો અને વધુ જાણવાનો. આ કહેવું સહેલું છે, પણ બીજા પરંપરાગત સ્રોતો ઉપરાંત ઇન્ટરનેટ પર એટલું બધું ઉપલબ્ધ છે અને સતત નવું નવું ઉમેરાતું જાય છે કે શું શું અને કેટલું વાંચવું એ સવાલ થઈ પડે. આ કામ સહેલું બનાવે છે – રિયલી સિમ્પલ સિન્ડિકેશન એટલે કે આરએસએસ. આ વિશે આપણે એપ્રિલ ૨૦૧૨ના અંકમાં વિગતવાર વાત કરી ગયા છીએ, પણ સ્માર્ટ વર્કિંગના સંદર્ભે તેની વાત કર્યા વિના ચાલે તેમ નથી. ઇન્ટરનેટ પર હવે મોટા ભાગની પ્રોફેશનલ વેબસાઇટ્સ આરએસએસ ફીડની સગવડ આપે છે અને ગૂગલ રીડર જેવી સર્વિસની મદદથી તમે તમારી લાઇબ્રેરી બનાવી શકો, જેમાં ઇન્ટરનેટ પર તમારી પસંદનું અને તમારે કામનું પાર વગરનું ક્ધટેન્ટ સતત એક સ્થળે ઉમેરાતું જાય. એક વાર થોડો સમય કાઢીને કોઈ પણ આરએસએસ રીડર સર્વિસમાં લાઇબ્રેરીને ઓર્ગેનાઇઝ કરી લો, તમારું નોલેજ બીજા કરતાં સતત વધતું જશે!

ઇન્ટરનેટ પર આપણે પોતે બધે દોડવાની જરુર નથી. આપણને જોઈતું કન્ટેન્ટ આપણને શોધતું આવે એવું પણ થઈ શકે.

તમારા કામના વિષય અંગે સતત માહિતગાર રહો

એવી ઘણી બાબતો હોઈ શકે છે, જેના વિશે કંઈ પણ નવું બને તો તે અંગે તમે બીજા કરતાં સૌથી પહેલાં જાણકારી મેળવવા ઇચ્છતા હો. ઇન્ટરનેટ પરની અસંખ્ય સાઇટ્સ પર સતત નવી બાબતો ઉમેરાતી રહેતી હોય છે, તેમાંથી તમારા રસના વિષય વિશે કંઈ પણ નવી જાણકારી ઉમેરાય, તે તમે જાણવા માગતા હો તો તેનો એક ઉપાય છે ગૂગલ એલર્ટ સેટ કરવાનો. આ માટે http://www.google.com/alerts પર જાઓ, તમારા કામના વિષય અંગે સર્ચ ક્વેરી લખો (જે રીતે ગૂગલના સર્ચ બોક્સમાં લખો એ જ રીતે), તમારે નવી જાણકારી માત્ર ન્યૂઝ સાઇટ પર કે બ્લોગ વગેરે મુકાય તે જ જાણવી છે કે ગમે ત્યાં મુકાય તોય જાણવું છે એ કહો, તમે કેટલા એલર્ટ મેળવવા ઇચ્છો છો એ કહો અને તમારું ઈ-મેઇલ આઇડી આપી દો.

તમે સર્ચ કવેરીમાં તમારી કંપનીનું નામ લખીને પણ આ સર્વિસનો ટ્રાયલ રન લઈ શકો છો. તમારી હરીફ કંપની કે ઇન્ડસ્ટ્રી વિશે સતત અપડેટેડ રહેવાનો આ અનોખો રસ્તો છે!

તમારા કામના ક્ષેત્રમાં કે હરીફ કંપની અંગે જે કંઈ ઇન્ટરનેટ પર ચઢે તે તમારે જાણવું હોય તો આ સર્વિસ છે કામની.

અજાણી બાબતો સુધી સહેલાઈથી પહોંચો

આપણે આપણા કામ અંગે ઘણું બધું જાણતા હોઈ શકીએ, પણ જે નથી જાણતા એ પણ અપાર હોઈ શકે. તમને કોઈ મુદ્દા વિશે થોડી ઘણી જાણકારી હોય તો તમે તેના વિશે ગૂગલિંગ કરી શકો, પણ એમાં જે પરિણામો મળે તે ખોલી ખોલીને તમે થાકો તોય ખાસ કશું ઉપયોગી ન મળે એવું બની શકે. સ્ટમ્બલ અપોન નામે એક એવી સર્વિસ છે, જેની મદદથી તમે અનેક ખરેખર ઉપયોગી સાઇટ્સ સુધી પહોંચી શકો છો. આ માટે આ ફ્રી સર્વિસ (http://www.stumbleupon.com/)માં જોડાઓ અને શરૂઆતમાં આર્ટ, ટ્રાવેલ, સાયન્સ વગેરે જેવા તમારા કામના અને રસના વિષયો જણાવી દો. પછી, તમે ગૂગલિંગ કરીને ક્યારેય પહોંચી ન શકો એવી સાઇટ્સ, વીડિયો, ફોટો વગેરે તમને આ સર્વિસથી જાણવા મળશે. તેનું મુખ્ય કારણ એ છે કે તમારા જેવા અનેક લોકો આ સર્વિસમાં જોડાઈને તેમના વિષય મુજબ, તેમને જે સાઇટ સારી લાગી હોય તેનું ટેગિંગ કરતા રહે છે, પરિણામે હ્મુમન ટચવાળી નવી વાતો તમને જાણવા મળે છે. તમે જેના અસ્તિત્વ વિશે જ જાણતા નથી, તેના સુધી પહોંચવાની આ સરસ રીત છે.

શોધતાં ભગવાન કદાચ મળતા હશે, ઇન્ટરનેટ પર ઘણું ન પણ મળે. એવી સ્થિતિમાં તમારા જેવા બીજા લોકોને કામની લાગેલી સાઇટ સામેથી તમને શોધતી આવે તો?

આંગળીના ઇશારે વિવિધ બાબતો પર નજર ફેરવો

સ્માર્ટ વર્કિંગની વાત કરતાં હોઈએ અને સ્માર્ટફોનની વાત ન કરીએ એ તો કેમ ચાલે? જો તમારી પાસે સ્માર્ટફોન કે ટેબલેટ હોય તો તેમાંની એક ઉપયોગી એપ છે ફ્લિપબોર્ડ. એન્ડ્રોઇડ અને એપલ બંનેમાં ચાલતી આ એપની મદદથી તમે ઇન્ટરનેટ પરની વિવિધ સાઇટ્સથી સતત અને સહેલાઈથી અપડેટેડ રહી શકો છો. તમારા ડિવાઇસમાં આ એપ ડાઉનલોડ કરીને તેનાં સેટિંગ્સ થોડાં તપાસી જુઓ. ન્યૂઝ, બિઝનેસ, ટેક એન્ડ સાયન્સ, ઓડિયો, વીડિયો, ફોટોઝ એન્ડ ડિઝાઇન, લિવિંગ, એન્ટરટેઇન્મેન્ટ, સ્પોર્ટ્સ, ટ્રાવેલ, સ્ટાઇલ વગેરે વિવિધ કેટેગરીમાંની કેટલીક જાણીતી અને લોકપ્રિય સાઇટ્સ પર અપડેટ થતી સામગ્રી તમે ફ્લિપબોર્ડ પર એક્સેસ કરી શકશો. ફ્લિપબોર્ડ એક પ્રકારના મેગેઝિન જેવી જ ડિઝાઇન ધરાવે છે, તમે મેગેઝિનનાં પાનાં ફેરવો એ રીતે ફ્લિપબોર્ડનાં વિવિધ પેજ ફેરવીને જુદી વાંચનસામગ્રી પર નજર ફેરવી શકો છો. ઓછા સમયમાં વધુ જાણવાની આ સ્માર્ટ રીત છે.

સ્માર્ટફોનના નાના સ્ક્રીન પર જુદી જુદી સાઇટના કન્ટેન્ટને સહેલાઈથી બ્રાઉઝ કરવામાં મદદરૂપ છે આ એપ.

ખાસ પ્રોફેશનલ્સ માટેની નેટવર્કિંગ સર્વિસ

ટીમવર્ક વિશેનાં ઘણાં મોટિવેશનલ પોસ્ટર્સ તમે જોયાં હશે, પણ એમાં મોટા ભાગે તમારી ઓફિસ કે કાર્યક્ષેત્રની મર્યાદમાં ટીમવર્કની વાત હોય છે. તમે વિશાળ ફલક પર ટીમવર્કનો લાભ લેવા માગતા હો, એ પણ પ્રોફેશનલી, તો લિંક્ડઇન જેવી નેટવર્કિંગ સર્વિસનો લાભ લેવા જેવો છે. યાહૂના એક ભૂતપૂર્વ એક્ઝિક્યુટિવે પ્રોફેશનલ્સના નેટવર્કિંગ માટે સ્થાપેલી આ સર્વિસમાં અત્યારે લગભગ દર સેકંડે બે નવા સભ્યો ઉમેરાઈ રહ્યા છે. તમે એમાં મેમ્બર બનીને તમારો પ્રોફેનશલ પ્રોફાઇલ તૈયાર કરી શકો છો. તમારી સાથે કામકાજની રીતે સંકળાયેલા લોકો અહીં તમારી સાથે કનેક્ટ થઈ શકે અને તમારી આવડતો વિશે અભિપ્રાય આપી શકે છે, જે એમની સાથે કનેક્ટેડ સૌ જોઈ શકે છે. ભારતમાં પણ આ સર્વિસના ૧.૬ કરોડ સભ્યો છે. લિંક્ડઇન પર તમને ખાસ પ્રોફેશનલ્સ માટે ૭૫,૦૦૦ જેટલા ડેવલપર્સે ડેવલપ કરેલાં ટૂલ્સ અને સર્વિસીઝનો પણ લાભ મળી શકે છે. ક્યારેક ટ્રાય કરી જુઓ!

કારકિર્દીમાં આગળ વધવું હોય તો સંપર્કો કેળવવા જરુરી છે, એવા સંપર્ક જે તમારી આવડત વિશે અન્યો પણ જણાવતા રહે.