લોકડાઉન હોય કે ન હોય, નવી દુનિયામાં હવે સૌએ ગમે ત્યાંથી, ગમે ત્યારે કામ કરવાની આદત કેળવવી પડશે. કેટલીક ખાસ પદ્ધતિ અને ટૂલ્સ જાણી લીધા પછી એ મુશ્કેલ નથી.

એક સમય એવો હતો, જ્યારે કોઈ વ્યક્તિ એમ કહે કે ‘આઇ એમ વર્કિંગ ફ્રોમ હોમ! હું ઘરેથી કામ કરું છું’’ ત્યારે સાંભળનારા લોકો માની લેતા કે અચ્છા, ભાઈની એક નોકરી છૂટી ગઈ છે અને બીજી હજી મળી નથી!

હવે સમય બદલાઈ ગયો છે. આઇટી સેક્ટરમાં તો ઘણા સમયથી વર્ક-ફ્રોમ-હોમ કલ્ચર, ભલે ધીમી પણ એક ધારી ગતિએ વધવા લાગ્યું છે. એની શરૂઆત થઈ ‘બીવાયઓડી’ નામે ઓળખાતી એક ટર્મથી. બીવાયઓડીનો અર્થ છે બ્રિંગ યોર ઓન ડિવાઈસ.

દુનિયાના ઘણા દેશોમાં, વિવિધ કંપની પોતાના કર્મચારીઓને ઓફિસમાં, ઓફિસ તરફથી મળતા કમ્પ્યુટર કે સ્માર્ટફોન જેવાં સાધનોનો ઉપયોગ કરવા બદલે તેમનાં પોતાનાં સાધનો લાવીને તેમાં કંપનીની ઇન્ફર્મેશન એક્સેસ કરવાની છૂટ આપવા લાગી છે. આ પદ્ધતિમાં કર્મચારી અને કંપની બંનેને ઘણા ફાયદા હોવાથી તેનો ટ્રેન્ડ સતત વધતો જાય છે. તેમાં ઘણા ગેરફાયદા પણ છે, ખાસ કરીને કંપનીની ઇન્ફર્મેશનની પ્રાઇવસીને લગતા, પણ નવી ટેક્નોલોજીથી તેના ઉપાય શોધી શકાયા છે.

આમ બીવાયઓડીને કારણે આપણી પ્રોફેશનલ અને પર્સનલ લાઇફ વચ્ચેની ભેદરેખા ભૂંસાવા જ લાગી છે, તેમાં નવી ટેક્નોલોજીને પ્રતાપે, હવે કોઈ પણ વ્યક્તિ દુનિયાના કોઈ પણ ખૂણે રહીને પોતાની ટીમ સાથે સતત કનેક્ટેડ રહીને કામ કરી શકે એવું શક્ય બની ગયું. આથી કોઈ ઓફિસમાં જઈને ત્યાંથી જ કામ કરવું પડે એવું હવે ફરજિયાત રહ્યું નથી.

તમે કંપનીના માલિક હો કે એક્ઝિક્યુટિવ કે પછી વન-મેન-ટીમ તરીકે કામ કરતા પ્રોફેશનલ, તમે એરપોર્ટની લોન્જમાંથી કામ કરી શકો અને પોતાના ઘરના એક ખૂણામાં બેસીને પણ તમારી ટીમ કે ક્લાયન્ટ્સ સાથે મળીને વિવિધ પ્રોજેક્ટ્સ પર કામ કરી શકો. કોરોના વાઇરસના હાહાકાર અને સતત લંબાતા લોકડાઉન પછી પછી આ ટ્રેન્ડમાં અચાનક વેગ આવી ગયો છે.

આપણે ઓફિસમાં ન હોઈએ ત્યારે પણ પોતાની ટીમ ક્લાયન્ટ્સ સાથે સતત કનેક્ટેડ રહી શકીએ છીએ અને સૌ સાથે મળીને કામ જરૂર મુજબ આગળ ધપાવી શકીએ છીએ.

હમણાં આવેલા સમચાાર મુજબ ભારતની મોખરાની આઇટી કંપની ટીસીએસ, વર્ષ ૨૦૨૫ સુધીમાં પોતાના ૭૫ ટકા સ્ટાફને તેમના ઘરેથી જ કામ કરતો કરી દેશે! આવા મોટા ઓર્ગેનાઇઝેશનમાં વર્ક-ફ્રોમ-હોમ માટેની તેની પોતાની આગવી પદ્ધતિ હોય, પણ તમે નાની-મોટી કંપનીમાં કામ કરતા હો કે સેલ્ફ-એમ્પ્લોઇડ પર્સન કે પ્રોફેશનલ હો તો પણ, તમારી પોતાની ઓફિસ હોય તો પણ વર્ક-ફ્રોમ-એનીવ્હેરનો કન્સેપ્ટ અપનાવી લેવા જેવો છે.

આ કામ પ્રમાણમાં સહેલું પણ છે, બસ કેટલીક પાયાની વાત સમજી લેવી જરૂરી છે. હંમેશા ઘરેથી જ કામ કરવું હોય તો સારું ઇન્ટરનેટ કનેક્શન, સારાં સ્પેસિફિકેશનવાળું કમ્પ્યુટર અને સ્માર્ટફોન, કામ પ્રત્યેની નિષ્ઠા, સમયપાલન, ઘરમાં ઓફિસ જેવી અલગ જગ્યા, ઘર અને ઓફિસ સ્પેસ વચ્ચેની અદૃશ્ય તોય લક્ષ્મણરેખા આંકવી વગેરે બાબતો તો મહત્ત્વની છે જ, એ ઉપરાંત, ટેક્નોલોજીનો પૂરતો લાભ લેવા સંબંધિત કેટલીક બાબતો ખાસ જાણવા જેવી છે.

અહીં એવી મુખ્ય ચાર બાબતોની મુદ્દાસર વાત કરી છે, દરેકમાં તમારે જાતે થોડા ઊંડા ઊતરવું પડશે, પણ પછી કામ બહુ સહેલું બનશે એ નક્કી!

૧ પર્સનલ અને પ્રોફેશનલ મેઇલ્સ અગલ રાખો

અંગત અને વ્યાવસાયિક જીવનને અલગ રાખવાની આ પહેલી શરત છે. તમે પ્રમાણમાં મોટી કંપની સાથે સંકળાયેલા હશો તો તમારું ઓફિસનું ઈ-મેઇલ એકાઉન્ટ અલગ હશે જ. એમ ન હોય અને તમારું પોતાનું નાનું-મોટું કામકાજ હોય તો મોટા ભાગે તમે એક જ ઈ-મેઇલ એડ્રેસથી કામ ચલાવતા હશો.

ઘર અને ઓફિસ બંને હેતુ માટે અલગ ઈ-મેઇલ એકાઉન્ટ રાખવાના ઘણા ફાયદા છે. તમે બિઝનેસ ડોમેઇનનો ખર્ચ ન કરવા માગતા હો, તો જીમેઇલની ફ્રી સર્વિસમાં જ બે અલગ અલગ એકાઉન્ટ ખોલાવી શકો છો. અત્યાર સુધી તમે આ રીતે બે અલગ અલગ ઈ-મેઇલ એકાઉન્ટની ‘ઝંઝટ’માં નહીં પડ્યા હો એનું મુખ્ય કારણ એ હશે કે તમને બે જુદાં જુદાં ઈ-મેઇલ એડ્રેસ વારંવાર ચેક કરવાનું કંટાળાજનક લાગતું હશે!

વાસ્તવમાં, અત્યારે એન્ડ્રોઇડને કારણે આપણે સૌ ગૂગલની વિવિધ પ્રકારની સર્વિસનો ભરપૂર લાભ લઈ શકીએ છીએ. એ માટે, તમે બે જુદાં જુદાં ઈ-મેઇલ એકાઉન્ટ ખોલાવ્યાં હશે તો ઘણા લાભમાં રહેશો. ઉપરાંત, એન્ડ્રોઇડમાં ગૂગલની દરેક સર્વિસમાં એકથી વધુ એકાઉન્ટનો ઉપયોગ કરવાનું અને એકમાંથી બીજા એકાઉન્ટમાં સ્વિચ કરવાનું બહુ સહેલું છે. જીમેઇલમાં તો એક જ ઇનબોક્સમાં, આપણા તમામ ઈ-મેઇલ આઇડીના મેઇલ્સ એક સાથે જોવાની સગવડ પણ છે. પીસી કે લેપટોપમાં આ વાત થોડી મુશ્કેલ છે, પણ એના પણ સચોટ રસ્તા છે – તેનો લાભ લઈ શકાય (એ વાત બાજુમાં કરી છે).

તેમ છતાં, તમને બે ઈ-મેઇલ એડ્રેસ રાખવાનું કામ પળોજણ જેવું લાગતું હોય તો એક જ ઈ-મેઇલ એકાઉન્ટમાં અંગજ કામકાજ અને વ્યવસાયના મેઇલ્સ અલગ રાખવાનું પણ શક્ય છે.

તમે ઇચ્છો તો એક જ મેઇલમાં ૫ અંગત અને કામકાજના મેઇલ્સ અલગ રાખી શકો છો, પણ સમય જતાં, બંને હેતુ માટે અલગ એકાઉન્ટની જરૂરિયાત વધુ સ્પષ્ટ થશે.

એ માટે તમારે જીમેઇલ સર્વિસમાં મેઇલ્સ ફિલ્ટર અને લેબલની સુવિધા બરાબર સમજી લેવી જોઈએ. આ બંને ફીચરનો લાભ લઈને તમે તમારા પર આવતા મેઇલ્સને આપોઆપ, પર્સનલ અને પ્રોફેશનલ એમ બે અલગ અલગ કેટેગરીમાં વહેંચી શકશો. એ જ રીતે, ગૂગલ ડ્રાઇવ જેવી સર્વિસમાં, પર્સનલ અને પ્રોફેશનલ એમ બે મુખ્ય ફોલ્ડર બનાવીને તેમાં તમારા કામની ફાઇલ્સ વહેંચી શકાય. કેલેન્ડરમાં પણ, એક જ આઇડી હોવા છતાં, આ બંને બાબતનાં બે અલગ અલગ કેલેન્ડર બનાવી શકાય છે.

પરંતુ તમે તમારી પ્રોફેશનલ લાઇફમાં જેમ જેમ આગળ વધતા જશો અને ગૂગલ (કે અન્ય) સર્વિસીઝના તમે પાવર યૂઝર બનતા જશો તેમ તેમ તેને માટે અલગ એકાઉન્ટની જરૂરિયાત વધુ ને વધુ સ્પષ્ટ થતી જશે!

૨ બ્રાઉઝરમાં અલગ પ્રોફાઇલ્સ બનાવો

આપણે ભલે કહીએ કે આજકાલ બધું કામ આંગળીને ઇશારે, સ્માર્ટફોનના સ્ક્રીન પર થઈ શકે છે, પણ વાસ્તવમાં ઓફિસના પ્રોફેશનલ કામકાજની વાત આવે ત્યારે હજી પણ ડેસ્ટકોપ કે લેપટોપનો ઉપયોગ જરૂરી છે. સ્માર્ટફોન વધુ સ્માર્ટ બનતા જાય છે એ વાત સાચી, પણ અત્યારે એ ઇન્ફર્મેશન કન્ઝ્યૂમ કરવા માટે ઉપયોગી છે, જ્યારે ઇન્ફર્મેશન ક્રિએટ કરવાની વાત હોય ત્યારે હજી પણ પીસી કે લેપટોપ વધુ ઉપયોગી છે.

જ્યારે પીસી કે લેપટોપમાં આપણી ઓનલાઇન પર્સનલ અને પ્રોફેશનલ લાઇફને અલગ રાખવાની વાત આવે ત્યારે વાત સ્માર્ટફોન જેટલી રહેલી રહેતી નથી. આગળ કહ્યું તેમ એક સ્માર્ટફોનમાં એકથી વધુ એકાઉન્ટ્સનો ઉપયોગ થઈ શકે અને વિવિધ સર્વિસની એપ્સમાં એકાઉન્ટ સ્વિચ કરવાનું કામ ઘણું સહેલું છે (ઘણી ખરી સર્વિસની એપ્સમાં આ કામ સહેલું છે – બધી નહીં!). પરંતુ લેપટોપમાં આ કામ સહેલું નથી, ખાસ કરીને જ્યારે વાત વર્ક-ફ્રોમ-એનીવ્હેરની હોય.

અગાઉ, લેપટોપની હાર્ડડિસ્કમાં તમે ત્રણેક પાર્ટિશન રાખી દો, પહેલી સી ડ્રાઇવમાં બધા પ્રોગ્રામ્સ હોય અને બાકીની બે ડ્રાઇવને તમે પર્સનલ અને પ્રોફેશનલ ફાઇલ્સ માટે વહેંચી દો તો કામ ચાલી જતું હતું. હવે તો બધું કામ પીસીમાં નહીં, ક્લાઉડમાં કરવાનો જમાનો છે. એટલે બે ડ્રાઇવ નહીં પણ બે એકાઉન્ટ હોવાં જરૂરી છે.

હવે તમારો અનુભવ હશે કે જો તમે પીસીમાં ગૂગલ ક્રોમ બ્રાઉઝરનો ઉપયોગ કરતા હો તો તેમાં એક ટેબમાં, જીમેઇલના એક એકાઉન્ટથી સાઇન-ઇન થાવ, એ પછી બીજી ટેબમાં જીમેઇલ ઓપન કરી, તેમાં બીજા એકાઉન્ટથી સાઇન-ઇન થઈ શકાય નહીં. બીજા એકાઉન્ટમાં સાઇન-ઇન થવા માટે કાં તો ઇનકોગ્નિટો મોડમાં જવું પડે અથવા મોઝિલા ફાયરફોક્સ જેવા બીજા બ્રાઉઝરનો ઉપયોગ કરવો પડે.

મેઇલ્સની જેમ, બ્રાઉઝરમાં અલગ પ્રોફાઇલ્સ બનાવી લેવાથી અંગત હેતુથી અને ઓફિસના કામ માટે ઇન્ટરનેટનો ઉપયોગ કરવાની તમારી પદ્ધતિ જ એકદમ બદલાઈ જશે.

એક રસ્તો, પર્સનલ અને પ્રોફેશનલ કામકાજ માટે બે જુદાં જુદાં બ્રાઉઝર નક્કી કરી લેવાનો છે. જો તમને ગૂગલ ક્રોમ જેવું એક જ બ્રાઉઝર ફાવી ગયું હોય તો તેમાં તમે એક ટેબમાં જીમેઇલમાં સાઇન-ઇન થઈ, એ જ ચાલુ જીમેઇલમાં બીજું એકાઉન્ટ ઉમેરી શકો છો. આવું ત્યારે સહેલું બને, જ્યારે બંને એકાઉન્ટ તમારાં પોતાનાં હોય અને બંનેના પાસવર્ડ તમે જાણતા હો.

બીજો એક રસ્તો, બ્રાઉઝરમાં અલગ અલગ પ્રોફાઇલ બનાવી લેવાનો છે.

જ્યારે ઓફિસમાં એક જ પીસીનો એકથી વધુ લોકો ઉપયોગ કરતા હોય ત્યારે પણ આ રીતે અલગ અલગ પ્રોફાઇલ ઉપયોગી થાય છે. તમે પોતાના માટે, લેપટોપમાં પર્સનલ અને પ્રોફેશનલ એ બે પ્રકારના પ્રોફાઇલ ક્રિએટ કરી લેશો તો બ્રાઉઝરમાં અલગ અલગ વિન્ડોમાં અલગ અલગ પ્રોફાઇલથી સાઇન-ઇન થઈ શકશો. જો તમે પર્સનલ-પ્રોફેશનલ ઉપયોગ માટે વિવિધ સર્વિસમાં એકાઉન્ટ ખોલાવ્યાં હોય અને એ બધાંનાં એક્સ્ટેન્શનનો પણ તમે ઉપયોગ કરતા હો તો આ રીતે અલગ પ્રોફાઇલ બહુ ઉપયોગી થશે.

એક સાદો દાખલો લઈએ તો બંને પ્રોફાઇલ માટે તમે અલગ અલગ બુક-માર્ક્સ સેટ કરી શકશો! પર્સનલ અને પ્રોફેશનલ બાબતો માટે તમારું સર્ફિંગ અને સર્ફિંગ પણ હંમેશા અલગ અલગ રહેવાનું. અલગ પ્રોફાઇલનો ઉપયોગ કરતા હશો તો લાંબા ગાળે ચોક્કસ ફાયદામાં રહેશો. બે અલગ એકાઉન્ટ અને પ્રોફાઇલ્સ હશે તો દરેક સર્વિસમાં ડબલ સ્ટોરેજ કેપેસિટીનો લાભ મળશે, એ વધારાનો ફાયદો!

૩ ફોલ્ડર શેરિંગમાં માસ્ટરી મેળવો

વર્ક-ફ્રોમ-એનીવ્હેરના કન્સેપ્ટમાં પૂરેપૂરી હથોટી મેળવવા માટે તમારે ક્લાઉડમાં સ્ટોર કરેલી ફાઇલ્સ-ફોલ્ડર્સ કેવી રીતે કામ કરે છે એ બરાબર સમજવું રહ્યું. યાદ રહે, આપણે માત્ર સ્ટોરેજની વાત કરવી નથી, આપણે તો ગમે ત્યાંથી, ગમે ત્યારે આપણી ફાઇલ એક્સેસ કરીને તેમાં ગમે તે સાધનમાંથી કામ કરવાની વાત કરી રહ્યા છીએ. ટીમ સાથે કામ કરતી વખતે, ક્લાઉડમાં સ્ટોર કરેલી ફાઇલ્સ અને ફોલ્ડરના શેરિંગમાં પણ માસ્ટરી મેળવવી જ પડે. આ માટે ગૂગલ ડ્રાઇવનો લાભ શકાય. જો તમે પીસીમાં માઇક્રોસોફ્ટ પ્રોગ્રામ્સનો ઉપયોગ કરતા હો અને તેના ઓફિસ ૩૬૫ જેવા પ્રોગ્રામનું સબસ્ક્રિપ્શન ભર્યું હોય તો તમારે માટે વન ડ્રાઇવ પણ અફલાતૂન રીતે કામ આપશે.

બાકી, હાથમાં એન્ડ્રોઇડ સ્માર્ટફોન હોય તો તેમાં અને પીસી, બંનેમાં ગૂગલ ડ્રાઇવ બહુ કામની સાબિત થશે. ખરેખર તો, તમારાં સંતાનો સ્કૂલના પ્રોજેક્ટસ માટે કમ્પ્યુટરનો ઉપયોગ કરતાં હોય તો તેમને અત્યારથી જ ગૂગલ ડ્રાઇવ જેવી સર્વિસનો લાભ લેતાં શીખવવા જેવું છે. એ રીતે એ આજના અને આવનારા સમય માટે બરાબર તૈયાર થઈ જશે! લોકડાઉન દરમિયાન ઘણી સ્કૂલ્સ વીડિયો ક્લાસીઝ દરમિયાન જે હોમવર્ક આપે તે વિદ્યાર્થીઓએ ગૂગલ ડ્રાઇવની મદદથી જ સબમિટ કરવાનું હોય છે. આ બધું, આજના વિદ્યાર્થી ઓફિસમાં પહોંચે તે પહેલાં શીખી જાય તે જરૂરી છે.

આપણું ઓફિસનું કામકાજ મુખ્યત્વે વર્ડ, એક્સેલ અને પાવરપોઇન્ટમાં સમાયેલું રહે છે. ગૂગલ ડ્રાઇવમાં આ ત્રણેય પ્રકારની ફાઇલ્સ સ્ટોર કરી શકાય છે. એ ઉપરાંત ત્રણે પ્રકારના કામકાજ માટે ગૂગલ ડ્રાઇવમાં ડોક્સ, શીટ્સ અને સ્લાઇડ્સ નામના ત્રણ પ્રોગ્રામ્સ પણ છે (ડ્રાઇવમાં એ ઉપરાંત બીજા પ્રોગ્રામ્સ પણ છે).

માઇક્રોસોફ્ટ પ્રોગ્રામ્સનાં પાર વગરનાં ફીચર્સ તમને ગૂંચવતાં હોય તો ગૂગલ ડ્રાઇવના તેના વિકલ્પો સમજવા અને તેમાં કામ કરવું તમારે બહુ સહેલું બનશે. ડ્રાઇવના પ્રોગ્રામ્સમાં સામાન્ય જરૂરિયાત માટે સરળ સગવડો છે અને પાવરફૂલ ફીચર્સ પણ છે.

ગૂગલ ડ્રાઇવમાં તમે ઓફિસના પ્રોજેક્ટ્સ, ક્લાયન્ટ્સ કે ટીમ અનુસાર જુદાં જુદાં ફોલ્ડર બનાવી શકો છો. દરેક ફોલ્ડરને નંબર આપીને કે અલગ રંગ આપીને ઓર્ગેનાઇઝ કરી શકાય. દરેક ફોલ્ડર કે તેમાંની ફાઇલ્સ તમે અલગ અલગ ટીમ મેમ્બર કે ક્લાયન્ટ સાથે શેર કરી શકો છો. એક જ ફાઇલ પર એક સાથે, એકથી વધુ લોકો કામ કરી શકો છો (લોકડાઉન સમયે આ સુવિધા વરદાન બની શકે કે નહીં?!).

કોલાબોરેશન માટે એટલે એક પ્રોજેક્ટ પર એક સાથે, એકથી વધુ વ્યક્તિએ કામ કરવા માટે ફાઇલ શેરિંગ સમજવું બહુ જરૂરી છે. હવે તે વધુ સહેલું બનતું જાય છે.

ફાઇલમાં જુદા જુદા મુદ્દા પર અલગ અલગ  વ્યક્તિ પોતાની કમેન્ટ ઉમેરી શકે, બીજી વ્યક્તિ તેના જવાબ આપી શકે, તેમાંથી જ તમે બીજા લોકોને ફાઇલ્સ મેઇલ કરી શકો અથવા જીમેઇલમાંથી એટેચમેન્ટ તરીકે મોકલી શકો…

લોકડાઉન પછી ગૂગલ ડ્રાઇવનો ઉપયોગ વધવાને કારણે, તેમાં ફાઇલ્સ અને ફોલ્ડરના શેરિંગને શક્ય એટલું સ્પષ્ટ અને સરળ બનાવવામાં આવ્યું છે, જેનો લાભ ટૂંક સમયમાં સૌને મળવાનો શરૂ થશે.

તમે એકલા કામ કરતા હો કે પછી ટીમ સાથે, વર્ક-ફ્રોમ-એનીવ્હેરના કન્સેપ્ટમાં પરફેક્શન મેળવવા માટે ક્લાઉડ સ્ટોરેજ, કોલાબોરેશન અને શેરિંગ આ ત્રણ બાબતો બરાબર પચાવી લેશો તો તમારા પાસા પોબારા!

૪ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ટૂલ્સનો લાભ લો

તમારા કાર્યમંત્ર તરીકે વર્ક-ફ્રોમ-એનીવ્હેરનો કન્સેપ્ટ અપનાવવો હોય તો એ માટે તમારું અન્ય લોકો સાથે કે એક ટીમના તમામ સભ્યો વચ્ચે કમ્યુનિકેશન પરફેક્ટ હોવું અનિવાર્ય છે. અહીં વાત માત્ર સારી કમ્યુનિકેશન સ્કિલ્સની નહીં, કમ્યુનિકેશન ટૂલ્સનો સ્માર્ટ ઉપયોગ કરવાની છે.

વોટ્સએપમાં સામાન્ય ચેટિંગ થઈ શકે, પણ કામની ફાઇલ્સ અને પ્રોગ્રેસ ટ્રેકિંગ સાથે ટ્રેકિંગ કરવું હોય ત્યારે એ પૂરતું નથી. ગૂગલ ડ્રાઇવ જેવી સર્વિસ તમારું મૂળ કામ કરવા માટે છે, તેમાંની કમેન્ટ સિસ્ટમનો સ્માર્ટ ઉપયોગ કરી શકો તો ટીમ વચ્ચે કમ્યુનિકેશન માટે કદાચ બીજી કોઈ સર્વિસની જરૂર જ ન પડે. પણ ડ્રાઇવમાં કશુંક ખૂટતું હોય એવું લાગે તો પછી બીજે નજર દોડાવવી પડે.

આ પાનાંઓમાં અગાઉ આપણે માઇક્રોસોફ્ટની ટુ-ડુ લિસ્ટ એપની વાત કરી ગયા છીએ. એ જેના આધારે બની છે તે ખરેખર વન્ડરફૂલ ‘વન્ડરલિસ્ટ’ નામની સર્વિસ માઇક્રોસોફ્ટ મે ૬, ૨૦૨૦ના રોજ બંધ કરી રહી છે. તેના વિકલ્પે માઇક્રોસોફ્ટ ટુ-ડુ કે પછી ઝેનકિટ ટુ-ડુ નામની સર્વિસનો લાભ લઈ શકાય.

બંને સર્વિસમાં વન્ડરલિસ્ટનો ડેટા એક ક્લિકથી ઇમ્પોર્ટ કરી શકાય છે. આવી સર્વિસને આપણે અન્ય ટીમ મેમ્બર્સ સાથે શેર કરીને એક બીજા સાથે સતત કમ્યુનિકેટ કરી શકીએ. ટુ-ડુ લિસ્ટ સર્વિસ તો બીજી પણ ઘણી છે, પરંતુ તે ફક્ત ટાસ્ક મેનેજમેન્ટ માટે ઉપયોગી છે. તમારા પોતાના માટે કે પછી ટીમ માટે, સ્માર્ટ રીતે પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ કરવું હોય તો ટ્રેલો (https://trello.com/) જેવી સર્વિસ તરફ નજર દોડાવવી પડે.

ઝેનકિટ કે ટ્રેલો આમ તો આખા અલગ લેખના વિષય છે, પણ અહીં ટૂંકમાં તેનો કન્સેપ્ટ સમજી લઈએ. ટુ-ડુ એપમાં, એક નિશ્ચિત સ્ટ્ર્ક્ચરમાં આપણે આપણાં કામનાં લિસ્ટ તૈયાર કરવાં પડે છે.  જ્યારે ટ્રેલો જેવી સર્વિસ આપણને કોરો કેન્વાસ આપે છે. તમારી મરજી પડે એ રીતે પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટની પદ્ધતિ ગોઠવી લો! અલબત્ત, એ કારણે આવી સર્વિસ સમજવી શરૂઆતમાં થોડી મુશ્કેલ બને, પણ સમજાય પછી મજોમજો થઈ જાય!

નવા સમયમાં, ટીમ સાથે કામ કરતી વખતે પ્રોજેક્ટમાં વિવિધ પાસાં અને તબક્કાવાર પ્રગતિ પર ટીમના દરેક સભ્યની નજર રહે તો કામ કરવું બહુ સહેલું બની શકે છે.

ટ્રેલો લેખક-બ્લોગરથી માંડીને એપ્સ ડેવલપર અને સ્ટુડન્ટથી લઈને સીઇઓ સુધીના સૌ કોઈને ઉપયોગી થઈ શકે છે. તમને હાથ પરનાં કામ પદ્ધતિસર રીતે પૂરાં કરવાની આદત હોય કે પછી એવી આદત તમારે કેળવવી હોય તો ટ્રેલો જેવાં ટૂલ બરાબર સમજવાં જ રહ્યાં. વાસ્તવમાં, આજની બિઝી હાઉસવાઇફને કે દીકરીનાં લગ્ન બીપી વધાર્યા વિના ઉજવવા માગતા પિતાને પણ ટ્રેલો ઉપયોગી થઈ શકે છે.

ટ્રેલોમાં આપણે પોતાની જરૂરિયાત મુજબ જુદાં જુદાં બોર્ડ બનાવી શકીએ છીએ. દરેક બોર્ડમાં જુદાં જુદાં લિસ્ટ અને દરેક લિસ્ટમાં પાછું ચેકલિસ્ટ બીજી ઘણી વિગતો ઉમેરવાની સગવડ મળે.

ટ્રેલોમાં તમે પર્સનલ બોર્ડ બનાવીને તેમાં બીજાને સાંકળી શકો અથવા ટીમ બોર્ડ બનાવીને એક સાથે સૌ તેના પર કામ કરી શકો (દરેક મેમ્બરનું ટ્રેલોમાં એકાઉન્ટ હોવું જોઈએ – તેનો ફ્રી પ્લાન મોટા ભાગે પૂરતો થશે). જ્યારે કંપનીમાં એક સ્ટાન્ડર્ડ ઓપરેટિંગ પ્રોસિજર પ્રમાણે કામ કરવાનું થતું હોય (ઓર્ડર મેળવવો, ઓર્ડર મુજબ પ્રોડક્ટસ તૈયાર કરવી, પેમેન્ટ મળ્યા પછી ડિલિવરી કરવી,  ક્લાયન્ટ સાથે ફોલો અપ કરવું વગેરે) કે પછી અનેક આડાઅવળા ફાંટાઓ સાથે કામ કરવાનું થતું હોય, તમે ટ્રેલોમાં તમારા કામનો ફ્લો તમારી જરૂરિયાત ગોઠવી શકો છો. પછી દરેક ટીમ મેમ્બરને કામ ક્યા સ્ટેજે પહોંચ્યું છે અને કોણે શું કરવાનું છે તેની સ્પષ્ટ સમજ મળે છે.  ટ્રેલોમાં ગૂગલ ડ્રાઇવની ફાઇલ્સ પણ એટેચ કરી શકાય છે, એટલે ત્યાંથી એ ફાઇલમાં પહોંચીને કામ આગળ વધારી શકાય છે!