કમ્પ્યુટર અને ઇન્ટરનેટની ટેક્નોલોજી ગજબની વિકસી હોવા છતાં એ હકીકત છે કે આપણા કામકાજને લગતા કે સામાજિક સંપર્કોની માહિતી યોગ્ય રીતે જાળવવાનો, બધી રીતે પરિપૂર્ણ હોય એવો એક પણ ઉપાય ઉપલબ્ધ નથી!

તમે જીમેઇલ કે યાહૂનો ઉપયોગ કરતા હો તો તેમાં કોન્ટેક્ટ્સ જાળવવાની ઘણી સારી સુવિધા છે. સ્માર્ટફોનનો ઉપયોગ કરતા હો તો જીમેઇલના તમામ કોન્ટેક્ટ્સ ફોનમાં પણ સિન્ક્ડ રહે, એટલે કે ડેસ્કટોપ પર જીમેઇલમાં સંપર્ક ઉમેરો કે સ્માર્ટફોનમાં ઉમેરો, બંને સાધનને સિન્ક કર્યા પછી એ સંપર્ક બંને જગ્યાએ ઉપલબ્ધ રહે. પણ, લગ્ન જેવા પ્રસંગે સંખ્યાબંધ સંબંધીઓને કંકોત્રી લખવા માટે સંબંધીઓને અલગ તારવી, તેમનાં એડ્રેસનાં લેબલ બનાવવાં હોય તો? તો એ જીમેઇલમાં આસાન નથી. ઉપરાંત, જીમેઇલમાં કોન્ટેક્ટ લિસ્ટ જાળવવું હોય તો એ માટે દરેક એન્ટ્રી આપણે જાતે કરવી પડે, બીજાને આપણા ઇમેઇલનો પાસવર્ડ કેવી રીતે આપવો?

પ્લેક્સો (plaxo.com) જેવી વેબસર્વિસમાં આપણા કોન્ટેક્ટ લિસ્ટમાંના મિત્રો પોતાનું એડ્રેસ કે ફોનનંબર બદલે તો એ ફેરફાર આપોઆપ આપણી એડ્રેસબુકમાં આવી જાય એવી અફલાતૂન સગવડ છે, છતાં અહીં પણ ઓફલાઇન એડ્રેસ મેળવવાની વાત અઘરી છે. આપણી પોસ્ટલ એડ્રેસબુક આપણા મિત્રો-સંબંધીઓ જ તૈયાર કરી આપે એવી એક મજાની સર્વિસ ‘પોસ્ટેબલ’ (http://postable.com/) વિશે આપણે અગાઉ વાત કરી છે (અંક મે, ૨૦૧૨), તેમાંય જ્યારે જોઈએ ત્યારે, બધી જગ્યાએ એડ્રેસ ઉપલબ્ધ રહેતાં નથી.

તો કરવું શું? છેલ્લો ઉપાય સંપૂર્ણ રીતે આપણી મરજી મુજબ જ તૈયાર કરી શકાય અને આપણા જ અંકુશમાં રહે એવી એક એડ્રેસબુક, માઇક્રોસોફ્ટ એક્સેલમાં તૈયાર કરી લેવાનો છે!

એક વાર એક્સેલમાં આપણને જોઈએ તે રીતે એડ્રેસબુક તૈયાર કરી લઈએ, પછી તેને ગૂગલ ડ્રાઇવની મદદથી શેર કરી લઈએ તો તેને ગમે ત્યાંથી, સ્માર્ટફોનમાંથી પણ એક્સેસ કરી શકાય (એ વિશે આગળ વિગતવાર માહિતી આપીશું).

જો તમને પણ લાગતું હોય કે એક્સેલમાં એડ્રેસબુક તૈયાર કરવાનો ઉપાય સૌથી સારો છે, તો આવી એડ્રેસબુક કેમ તૈયાર કરવી એ વિશે અહીં મુદ્દાસર માર્ગદર્શન આપ્યું છે રાજેશભાઈ ભોંકિયાએ. હવે તમે જાણો છો તેમ, અમદાવાદ સ્થિત રાજેશભાઈ એડોબ ડિઝાઇન પેકેજ અને ટેલી સોફ્ટવેરના પ્રોફેશનલ ટ્રેઇનર છે. તેઓ વેબ ડેવલપર અને મલ્ટીમીડિયા ટ્રેઇનર તરીકે હાલમાં જ તેઓ ‘માઇક્રોસોફ્ટ સર્ટિફાઇ ઓફિસ સ્પેશિયાલિસ્ટ’ બન્યા છે. એડ્રેસબુક બનાવવા વિશે વધુ માહિતી માટે તમે ‘સાયબરસફર’ કે રાજેશભાઈનો સંપર્ક કરી શકો છો. – સંપાદક

મોબાઇલના વધતા વપરાશ સાથે કોન્ટેક્ટ માહિતી સાચવવાનો પ્રશ્ર્ન સામે આવી રહ્યો છે. કોન્ટક્ટ હાથવગા હોવા અને સમયે યાદ આવવા અગ્ત્યના છે, ખાસ કરીને ઇમરજન્સીમાં દા.ત. અચાનક નળ તૂટી ગયો, પ્લમ્બરનો કોન્ટેક્ટ લખેલો છે, પણ નામ યાદ નથી આવતું! ખાલી એરિયા કે તેમનો વ્યવસાય યાદ આવે છે.

પણ એટલાથી નંબર કેમ શોધવો? અચાનક બહારગામ જવાનું નક્કી થયું. ઈસ્ત્રીમાં કપડાં રહી ગયાં છે. કોન્ટેક્ટ લખેલો છે, પણ મળી નથી રહ્યો. ઘણા મિત્રો મોબાઇલમાં નામ સાથે વ્યવસાય લખીને શાણપણ વાપરે છે. દા.ત. સુરેશભાઈ ઈસ્ત્રીવાળા, પણ મોબાઇલ જ કોન્ટેક્ટ સહિત ખોવાઈ જાય તો તે સંજોગોમાં આપણા અંગત ડેટાનું શું ?ચાલો આપણે એક્સેલનો ખરો ઉપયોગ સમજીએ ને એક સદ્ધર કક્ષાની એડ્રેસ ડિરેક્ટરી બનાવતાં શીખીએ.

નીચે મુજબના કોલમ ક્રમ સહિત બનાવો :

A1 = Sr.No,   B1 = Name,   C1 = Mobile No, D1 = Landline, E1 = Group F1 = Sub Group , G1 = Sub-Sub Group, H1 = Address1,   I1 = address2,   J1 = address3,   K1 = Area,   L1 = City, M1 = Email. જ‚રુરિયાત મુજબ પિનકોડ, ડિસ્સ્ટ્રિક્ટ વગેરે કે બીજી માહિતીની આવી વધુ કોલમ બનાવી શકાય.

હવે દરેક કોલમમાં એન્ટ્રી કઈ રીતે કરવી તે સમજીએ.

• Sr. No. = અહીં ફક્ત ક્રમ લખો
• Name = અહીં નામ-પિતાનું નામ-અટક લખો. આ કોલમ થોડી પહોળી રાખો.
• Mobile No. : અહીં જરા વધુ ધ્યાન આપજો. જો એકથી વધુ મોબાઇલ નબર હોય તો તે જ સેલમાં સંગ્રહ કરવા માટે એક નંબર લખ્યા પછી Alt + Enter પ્રેસ કરતાં એ જ સેલમાં બીજી લાઇનમાં નંબર લખી શકાશે (જુઓ સાથે આપેલો સ્ક્રીનશોટ).
• Group = આ મુદ્દો જરા વધુ વિચાર માગી લે તેવો છે. ગ્રુપ આવાં હોઈ શકે : General, Service, Friend, Relative, Business, Religious, Neighbour, Office, Staff વગેરે.
• Sub Group = અહીં ગ્રુપની એક વધુ લાક્ષણિકતા ઉમેરો જેમ કે,
• Service ગ્રુપનાં સબ ગ્રુપ આવાં હોઈ શકે : Medical , Plumbing, Education, Milk, Newspaper , Gas
• Relative  ગ્રુપનાં સબ ગ્રુપ આવાં હોઈ શકે : Mother (મોસાળ પક્ષ), Wife (in laws ), Father વગેરે.
• Business ગ્રુપનાં સબ ગ્રુપ આવાં હોઈ શકે : Reti, Cement , Bricks, Ball bearing, Steel વગેરે
• Neighbour ગ્રુપનાં સબ ગ્રુપ આવાં હોઈ શકે : Radhanpur (આપણા વતનના પાડોશી), Pole (ના પાડોશી), Banglows (ના પાડોશી), Wife Home town (ના પાડોશી) વગેરે.
• Sub-Sub-Group = હવે આપણે વધુ ક્રિયેટિવ બનવું પડશે. Group=Service અને Sub Group = Medical હોય તો Sub-Sub-Group = EnT  Orthopaedik કે Paediatrician લખી શકાય.
• Group = Service અને Sub Group = Gas  હોય તો Sub-Sub Group = Booking  કે Repairing લખી શકાય.
• Group = Relative અને Sub Group = Father હોય તો Sub-Sub-Group = Mama  (એટલે કે પપ્પાના મામા) કે Kaka (એટલે કે પપ્પાના કાકા) વગેરે યથા યોગ્ય લખી શકાય.
• Address = સરનામાને અલગ અલગ ભાગમાં વહેચી દો અને ટાઇપ કરો. જેમ કે સરનામું ‘બી-૪૦૧, કૈવલ્યધામ-૧, શ્યામલ ચાર રસ્તા પાસે, ટાઇમ્સ પ્રેસ રોડ, સેટેલાઇટ, અમદાવાદ, ગુજરાત, ૩૮૦ ૦૧૫ ભારત’ તો

Address1 = B-401, Kaivlya Dham,

address2 = Nr Shymal Char Rasta,

Address3 = Times Press Road

Area = Satellite

અહીં એ યાદ રાખો કે જો સરનામું ટૂંકું હોય તો પણ Area અલગ જ રાખો.

હવે આવી ૨૦૦થી ૩૦૦ એન્ટ્રી કરી લો.

હવે તેનો ઉપયોગ કેમ કરવો તે જોઈએ.

જેમ કે ધંધાકીય ઉપયોગ માટે તાત્કાલિક રેતીની જરુર પડી? બસ Control + F પ્રેસ કરો અને જે જોઈએ તે માંગો જાણે કે તમારું પર્સનલ ગૂગલ! ફક્ત ટાઈપ કરો Reti, Mama, Kaka, Gomti, Vasna, Radhanpur વગેરે લખીને એન્ટર પ્રેસ કરશો એટલે જોઈતી માહિતી તરત હાજર!

હવે જો આ બધી માહિતીને એક ટેબલમાં ફેરવી નાખશો તો કામ હજી વધુ સહેલું થશે. એ માટે, આપણા ડેટાના હેડર્સ ડાબા ખૂણાથી છેક છેલ્લી એન્ટ્રીના જમણા ખૂણા સુધીની દરેક માહિતી સિલેક્ટ કરી, રીબનમાં Insert ટેબમાં Table પર ક્લિક કરી દો અને જે વિન્ડો ઓપન થાય તેમાં, “My table has headers’  વિકલ્પ પર ક્લિક કરો. હવે આપણો ડેટા સામાન્ય રેન્જમાંથી ટેબલમાં ફેરવાઈ જશે. (એક્સેલમાં સામાન્ય ડેટા રેન્જને ટેબલમાં ફેરવવાના અનેક ફાયદા છે. આગામી અંકોમાં એની વિગતવાર વાત કરીશું).

હવે રીબનમાં Design ટેબમાં જઈને ટેબલમાંની માહિતી માટે યોગ્ય ડિઝાઈન પસંદ કરી લો. આપણે પસંદ કરેલી કલર-સ્કીમ મુજબ, ટેબલમાંની દરેક ઓલ્ટરનેટિવ રો અલગ અલગ કલરમાં જોવા મળશે. આથી દરેક રોમાંની માહિતી જોવી સહેલી બનશે. ટેબલને કારણે આપણી ડિરેક્ટરીનાં હેડર્સ ફિલ્ટર થઈ શકશે. Filter ઓપ્શન વાપરીને હેડરમાં Group = Service સિલેકટ કરવાથી ફક્ત Service કેટેગરીનાં સરનામાં, નામ કે મોબાઇલ જોવા મળશે. આપણી માહિતીને Area, Name, Group, Sub Group  પ્રમાણે Alphabet A to Z Z કે to A પ્રમાણે ગોઠવી શકાય છે.

હવે આ માહિતીમાં આપણે ધારીએ તે રીતે, આપણી જરૂરિયાત અનુસારા સુધારા-ઉમેરા કરી શકીએ છીએ.

આ સમગ્ર માહિતીને લગ્ન જેવા પ્રસંગે ઉપયોગમાં લેવી હોય તો દરેક સંબંધીના પરિવારના સભ્યોની સંખ્યા (નાના અને મોટા માટે અલગ કોલમ) ઉમેરી દો, તેમ જ આમંત્રણ આપવાનું છે કે નહીં એ દશર્વિવા To Invite? જેવી કોલમ ઉમેરી દો અને Group માં પ્રસંગ અનુસાર Relative અને/અથવા Friend ફિલ્ટર કરીને To Invite? કોલમમાં Yes કે No લખી નાખો.

હવે રીબનમાં Design ટેબમાં જઈને Table Stype Optionsમાં Total Rawના ચેકબોક્સમાં ટિક ન હોય તો કરી દો. આથી આપણા ટેબલના તળિયે ટોટલની રો જોવા મળશે, જેમાં પરિવારના સભ્યોની સંખ્યાની કોલમ તળિયે SUM દશર્વિવા કહેશો તો પ્રસંગમાં કેટલા આમંત્રિતો રહેશે અને તેમાં નાના કેટલા અને મોટા કેટલા એ પળવારમાં નક્કી થઈ જશે!

હવે સવાલ રહ્યો બધા આમંત્રિતોને કંકોત્રી મોકલવા માટે એડ્રેસનાં લેબલ તૈયાર કરવાનો. એ માટે એક્સેલ અને વર્ડ બંનેનો ઉપયોગ કરીને Mail Mergeની સુવિધા કામે લગાડવી પડશે. એની વાત કરીશું, આવતા અંકે.