એક સમયે જીમેઇલની સ્ટોરેજ કેપેસિટી ‘અધધધ’ ગણાતી હતી, પણ હવે ૧૫ જીબી પણ આપણને ઓછી પડે છે. તમારા જીમેઇલમાં મેઇલ્સનો ભરાવો થવા લાગ્યો હોય તો જાણી લો સફાઈની સ્માર્ટ રીતો.
આપણને જીમેઇલની ભેટ મળી એ વાતને ૧૧ વર્ષ અને માથે ૧ મહિનો થઈ ગયો છે. આટલાં વર્ષોમાં જીમેઇલની લોકપ્રિયતા સતત વધતી રહી છે અને આપણા સૌનો જીમેઇલનો વપરાશ પણ સતત વધી રહ્યો છે. લોન્ચિંગ સમયે જીમેઇલમાં મળતી ૨ જીબીની સ્ટોરેજ તેનું બહુ મોટું પ્લસ પોઇન્ટ ગણાતી હતી! એ પછી ગૂગલે જીમેઇલમાં આપણને વધુ ને વધુ સ્ટોરેજ આપવાનું ચાલુ રાખ્યું અને હવે તો વાત ૧૫ જીબી સુધી પહોંચી છે, જોકે એ ૧૫ જીબી જીમેઇલ, ગૂગલ ડ્રાઇવ અને ગૂગલ પ્લસમાંના આપણા ફોટોઝ એ ત્રણેયમાં વહેંચાયેલી છે (આ વિશે વધુ વાંચો સપ્ટેમ્બર ૨૦૧૩ના અંકમાં).
૧૫ જીબીની સ્ટોરેજ સરેરાશ લોકોને પૂરતી થઈ પડે અને જીમેઇલની જાહેરાતમાં પણ વારંવાર કહેવામાં આવે છે કે હવે તમારે કોઈ ઈ-મેઇલ ડિલીટ કરવાની ચિંતા કરવાની જરૂર નથી. આમ છતાં, આપણા પર ચારે બાજુથી ઈ-મેઇલ્સનો એટલો મારો થાય છે કે જો તમે જીમેઇલનો લાંબા સમયથી અને સરેરાશ કરતાં જરા વધુ ઉપયોગ કરતા હો તો તમારી સ્ટોરેજ કેપેસિટી પૂરી થવામાં હોય એવું બની શકે છે.
જીમેઇલમાં લોગ-ઇન થયા પછી, ઇનબોક્સની છેક નીચે જમણા છેડે કુલ ૧૫ જીબીમાંથી તમે કેટલી સ્ટોરેજ વાપરી નાખી એ જોવા મળશે. આંકડો ૮૦-૯૦ ટકાની નજીક પહોંચ્યો હોય તો દિવાળીની રાહ જોયા વિના જીમેઇલની સાફસફાઈ કરી લેવામાં સાર છે! એ જ જગ્યાએ આપેલી ‘મેનેજ’ લિંક પર ક્લિક કરીને તમે જીમેઇલ, ગૂગલ ડ્રાઇવ અને ગૂગલ પ્લસ ફોટોઝમાં કેટલી કેટલી સ્ટોરેજ વપરાઈ છે તે જાણી શકશો. જો જીમેઇલમાં જ ઘણી ખરી સ્ટોરેજ વપરાઈ ગઈ હોય તો જીમેઇલમાં મોટી જગ્યા રોકતા મેઇલ્સ (અને તેના એટેચમેન્ટસ) દૂર કરી શકાય, આ રીતે…
આગળ શું વાંચશો?
- હેવી ફાઈલ્સ ડિલીટ કરો
- એટેચમેન્ટને ગૂગલ ડ્રાઈવમાં મોકલો
- જૂના મેઈલ્સ ડિલીટ કરો
- સર્ચ ઓપ્શનનો ઉપયોગ કરો
હેવી ફાઇલ્સ ડિલીટ કરો
જીમેઇલમાં ૨૫ એમબી સુધીની સાઇઝનાં એટેચમેન્ટ મોકલી શકાય છે અને તમે કોઈને હેવી ફાઇલ મોકલી હોય કે કોઈએ તમને એવી ફાઇલ મોકલી હોય તો બંને રીતે તે જીમેઇલની જગ્યા રોકી શકે છે. આવી ફાઇલ્સ શોધવાના કેટલાક સહેલા રસ્તા છે. જીમેઇલ અંતે તો જેની પહેલી ઓળખ સર્ચ એન્જિન તરીકેની છે એ ગૂગલની જ ભેટ છે, એટલે જીમેઇલમાં પણ આપણે સર્ચની શક્તિ કામે લગાડી શકીએ છીએ.
જીમેઇલમાં એટેચમેન્ટ તરીકે આવેલ ગીતો કે વીડિયોની ફાઇલ મોટી જગ્યા રોકે છે. આવી ફાઇલ્સ શોધવા માટે સર્ચ બોક્સમાં રશહયક્ષફળય:ળા૩ કે રશહયક્ષફળય:ળજ્ઞદ લખીને સર્ચ કરો (યાદ રહે, ફાઇલનેમ અને કોલન વચ્ચે સ્પેસ ન રહેવી જોઈએ). આ રીતે આપણે મજ્ઞભ, ાાિ,ં ામર વગેરે પ્રકારની ફાઇલ્સ ધરાવતા મેઇલ્સ પણ શોધી શકીએ છીએ. જે સર્ચ રીઝલ્ટ મળે તેમાં વધુ હેવી અને ઓછી કામના મેઇલ્સ ડિલીટ કરી શકાય. ઇચ્છો તો એ ફાઇલને ડાઉનલોડ કયર્િ પછી મેઇલને ડિલીટ કરી દો.
જો તમે એટેચમેન્ટમાં કયા પ્રકારની ફાઇલ છે તેની કડાકૂટમાં પડ્યા વિના, તમામ પ્રકારની હેવી ફાઇલ્સ શોધી તેના પર ત્રાટકવા માગતા હો તો તેનો રસ્તો પણ છે. એ માટે સર્ચ બોક્સમાં હફલિયિ:૧૦ળબ કે હફલિયિ:૨૦ળબ લખતાં, આપણે કહેવા એમબી કરતાં વધુ મોટાં એટેચમેન્ટ ધરાવતા મેઇલ્સ એક સાથે જોવા મળશે. ફરી, તેમાંથી કામનું હોય તે ડાઉનલોડ કરી અથવા એમ કયર્િ વિના સીધો જ મેઇલ ડિલીટ કરી દો.
ફક્ત એટેચમેન્ટ ધરાવતા મેઇલ્સ શોધવા હોય તો સર્ચ બોક્સના છેડે આપેલા ડ્રોપડાઉન એરો પર ક્લિક કરી, જે સર્ચ ઓપ્શન્સ ખૂલે તેમાં ‘ઇંફત ફિિંંફભવળયક્ષતિં’ પર ક્લિક કરીને પછી સર્ચ કરો. અલબત્ત આ રીતે નાની-મોટી બધી સાઇઝના એટેચમેન્ટ ધરાવતા મેઇલ્સ જોવા મળશે.
એટેચમેન્ટને ગૂગલ ડ્રાઇવમાં મોકલો
આગળ કહ્યું તેમ હવે ૧૫ જીબીની કુલ સ્ટોરેજમાં ગૂગલ ડ્રાઇવનો પણ સમાવેશ થઈ જાય છે, પણ ડ્રાઇવની એક ખૂબી એ છે કે તેમાં વર્ડ, એક્સેલ કે પાવરપોઇન્ટની ફાઇલને ગૂગલ ડ્રાઇવના સંબંધિત ફોર્મેટમાં ફેરવી નાખીને ડ્રાઇવમાં સેવ કરવામાં આવે તો પછી તેવી ફાઇલ્સની સ્ટોરેજમાં ગણતરી થતી નથી. આ માટે આવી ફાઇલ્સ ધરાવતા મેઇલ્સ ઓપન કરી, તેમાંના એટેચમેન્ટને ડ્રાઇવમાં સેવ કરી શકાય (ડ્રાઇવમાં જે તે ફાઇલને ડ્રાઇવના ફોર્મેટમાં ઓટોમેટિક કન્વર્ટ કરવાનો ઓપ્શન ઇનેબલ હોવો જોઈએ). જોકે આ પ્રકારની ફાઇલ્સ મોટા ભાગે નાની જ હોય છે, એટલે આ સગવડ આપણને ખાસ કામ લાગશે નહીં.
જૂના મેઇલ્સ ડિલીટ કરો
તમે વર્ષોથી જીમેઇલનો ઉપયોગ કરતા હો તો વર્ષો જૂના અને હવે નકામા મેઇલ્સ એક ઝાટકે ડિલીટ કરી શકો છો. એ માટે સર્ચ બોક્સમાં જ્ઞહમયિવિંફક્ષ:૨ુ લખીને સર્ચ કરતાં બે વર્ષથી વધુ જૂના મેઇલ્સ એક સાથે જોવા મળશે.
સર્ચ ઓપ્શનનો ઉપયોગ કરો
આગળ કહ્યું તેમ જીમેઇલમાં ગૂગલની સર્ચ કેપેબિલિટીઝનો પૂરેપૂરો ઉપયોગ કરીએ તો આપણે ધારીએ તે રીતે મેઇલ્સને સોર્ટ કરી શકીએ છીએ. સર્ચના ડ્રોપ ડાઉન એરોની મદદથી સર્ચ ઓપ્શન્સમાં જઈને આપણે ચોક્કસ વ્યક્તિએ મોકલેલા, અમુક સબ્જેટ ધરાવતા, અમુક ચોક્કસ શબ્દો ધરાવતા, ફક્ત એટેચમેન્ટવાળા, ચોક્કસ સાઇઝથી મોટા અને અમુક ચોક્કસ સમયગાળાા દરમિયાનના મેઇલ્સ પણ શોધી શકીએ છીએ! આ બધાં ફિલ્ટર્સમાંથી આપણે ઇચ્છીએ તેનું કોમ્બિનેશન કરીને આગળ વધી શકાય.
જો તમે જીમેઇલમાંના કોઈ મેઇલ કોઈ રીતે ગુમાવવા માગતા ન હો તો, પછી તમારે ગૂગલના સેટિંગ્સમાં જઈ, પીઓપી કે આઇમેપ સગવડનો લાભ લઈ, મોઝિલા થંડરબર્ડ કે એમએસ ઓફિસના આઉટલૂક જેવા પ્રોગ્રામમાં જીમેઇલને કન્ફિગર કરીને પછી તેની મદદથી મેઇલ્સ ડાઉનલોડ કરીને કમ્પ્યુટરમાં તેની કોપી સ્ટોર કરી લેવી પડે!
આ બધી તકલીફોમાંથી બચવાનો સૌથી સહેલો રસ્તો એક જ છે – બિનજરૂરી લાગતા મેઇલ્સનો જોઈ લીધા પછી તરતને તરત સફાયો કરી નાખવો!