એકદમ ટૂંકો જવાબ એવો હોઈ શકે કે ફોર્મ્યુલા એટલે એક્સેલમાં આપણે પોતે નક્કી કરેલું સમીકરણ કે ગણતરી. જ્યારે ફંકશન એટલે એક્સેલે પોતે વિકસાવેલી ગણતરી.
ફંક્શનને કારણે, આપણે પોતે ફોર્મ્યુલા વિચારવાની કે તૈયાર કરવાની ઝંઝટમાં પડવું ન પડે, ફક્ત એક-બે ક્લિકમાં રેડીમેડ ફંક્શનનો લાભ લઈ શકીએ.
સાવ સાદા ઉદાહરણ સાથે વાત કરીએ તો ધારો કે એક્સેલમાં કોલમ D માં રો 1 અને રો 2 માં આપણે અનુક્રમે 4 અને 5 સંખ્યા લખી છે. આપણે આ બે સંખ્યાનો સરવાળો સેલ D3 માં જોઇતો હોય તો આ કામ આપણે ફોર્મ્યુલા અથવા ફંકશન બંને રીતે કરી શકીએ.
ફોર્મ્યુલાનો ઉપયોગ કરવા માટે આપણે સેલ D3 માં કર્સર મૂકીને ત્યાં =D1+D2 લખીને એન્ટર પ્રેસ કરીએ તો બંને સેલમાંની સંખ્યાનો સરવાળો 9 સેલ D3માં લખાય.
જે સેલમાં જવાબ જોઈતો હોય, ત્યાં કર્સર મૂકીને, મથાળાની રીબનમાં નીચે આપેલા ફોર્મ્યુલા બારમાં, ફોર્મ્યુલા લખીને પણ આ કામ કરી શકાય. આપણે સેલમાં ફોર્મ્યુલા લખી હોય તો પણ, જવાબનો સેલ સિલેક્ટ કરતાં ફોર્મ્યુલા બારમાં આપણે લખેલી ફોર્મ્યુલા =D1+D2 જોવા મળશે.
આ, આપણે પોતે આપેલી ફોર્મ્યુલા મુજબ એક્સેલે ગણતરી કરી (જુઓ સ્ક્રીનશોટ-1)
આ જ કામ એક્સેલમાં પહેલેથી મળતી ફંકશનની સુવિધાથી કરવું હોય તો આપણે સેલ D3માં કર્સર મૂકીને, =sum લખીએ એ સાથે, સરવાળાને સંબંધિત એક્સેલ તરફથી જેટલાં રેડીમેડ ફંક્શન્સ મળે છે તેની યાદી જોવા મળે છે (જુઓ સ્ક્રીનશોટ-2).
આપણે સાદો સરવાળો કરવો છે, એટલે પહેલો જ વિકલ્પ પસંદ કરવાનો રહેશે. એ પછી તરત શરૂઆતનો કૌંસ (ટાઇપ કરતાં, આપણે કયા કયા સેલનો સરવાળો કરવો છે તે પસંદ કરવાનો વિકલ્પ મળશે. તેને એરો કીથી સિલેક્ટ કરી, એન્ટર કી પ્રેસ કરતાં, સરવાળાનો જવાબ મળે છે.
હવે તમે મથાળાની રીબનમાં ફોર્મ્યુલા બાર જોશો તો તેમાં એક્સેલનું ફંક્શન =SUM(D1:D2) લખેલું જોવા મળશે!
એટલું ખાસ ધ્યાનમાં રાખવા જેવું છે કે કોઈ પણ જુદા જુદા સેલ વચ્ચેની આપણી ઇચ્છા મુજબની ગણતરીનો જવાબ મેળવવા માટે આપણે એક્સેલને ફોર્મ્યુલા આપી શકીએ છે.
એ માટે જે સેલમાં જવાબ મેળવવો હોય તેમાં સૌથી પહેલાં = ની નિશાની મૂકીને પછી ફોર્મ્યુલા લખી પડે.
બરાબર = ની નિશાની વિના એક્સેલ એવું સમજશે નહીં કે આપણે તેને કોઈ ફોર્મ્યુલા જણાવી રહીએ છીએ. આથી આપણે તેના વિના કોઈ સેલના રેફરન્સ લખીશું તો એક્સેલ એવું માની લેશે કે આપણે ટેકસ્ટ એન્ટર કરી રહ્યા છીએ, તેથી આપણને ફોર્મ્યુલાનો ધાર્યો જવાબ મળશે નહીં!
સામાન્ય રીતે એક્સેલમાં આપણે જુદા જુદા સેલમાંની સંખ્યાઓના સરવાળા, સરેરાશ, આંકડા ધરાવતા સેલની સંખ્યા વગેરે જવાબો વારંવાર મેળવવાના હોય છે. આથી આવી વારંવાર ઉપયોગમાં લેવાતી ગણતરીઓ માટે એક્સેલમાં પહેલેથી ફંકશન્સ નિર્ધારિત કરેલા હોય છે.
એક્સેલમાં તૈયાર મળતાં ફંકશન્સ મથાળાની રિબનમાં ‘ફોર્મ્યુલાસ’ ટેબમાં મળે છે. તેમાં ‘ઇન્સર્ટ ફંક્શન’ પર ક્લિક કરીને, આપણે જુદાં જુદાં સંખ્યાબંધ પ્રકારનાં ફંક્શન્સનો લાભ લઈ શકીએ છીએ.
એક્સેલ એક બહુ ઊંડો વિષય હોવાથી, અત્યારે આપણે અહીં અટકવું પડશે!
(‘સાયબરસફર’ના અન્ય લેખ વાંચવા લોગ-ઇન કરો)
