ડિજિટલ ડોક્યુમેન્ટ્સની દુનિયામાં સૌથી જાણીતો અને સૌથી ઉપયોગી શબ્દ છે – પીડીએફ, એટલે કે પોર્ટેબલ ડોક્યુમેન્ટ ફોર્મેટ.

પીડીએફ વિશે ‘સાયબરસફર’માં અગાઉ ઘણું લખાઈ ગયું છે, છતાં તમે તેનાથી ખાસ પરિચિત ન હોય તો થોડું પુનરાવર્તન કરી લઈએ.

દુનિયામાં ડિજિટલ ક્રાંતિ આવ્યા પછી કેટલા પ્રકારના સોફ્ટવેરથી ડિજિટલ ડોક્યુમેન્ટ બનાવી શકાય તેની કોઈ મર્યાદા જ રહી નથી. માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસની વર્ડ, એક્સેલ, પાવરપોઇન્ટ જેવી એપ્લિકેશન્સથી લઈને કોરલડ્રો કે ઇનડિઝાઇન જેવા ડેસ્કટોપ પબ્લિશિંગ પ્રોગ્રામ્સ અને જુદા જુદા એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેર… જુદા જુદા પ્રકારના ડિજિટલ ડોક્યુમેન્ટ્સ બનાવી શકેતા પ્રોગ્રામ્સની આ યાદી જબરજસ્ત લાંબી થઈ શકે છે.

તકલીફ ત્યારે થાય જ્યારે એક કમ્પ્યુટરમાં, એક ચોક્કસ પ્રોગ્રામમાં તૈયાર કરેલ ડિજિટલ ડોક્યુમેન્ટ બીજા કોઈ એવા કમ્પ્યુટરમાં મોકલવાનું થાય, જેમાં એ મૂળ પ્રોગ્રામ ન હોય! જેમ કે આપણે માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડમાં કોઈ ડોક્યુમેન્ટ તૈયાર કર્યું અને તેને .ડોક ફોર્મેટમાં સેવ કર્યું. હવે આ ફાઇલ બીજી કોઈ વ્યક્તિને મોકલીએ અને તેના કમ્પ્યુટરમાં જો માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડ પ્રોગ્રામ ન હોય તો તેઓ એ ફાઇલ ઓપન કરીને વાંચી શકે નહીં.

આનો ઉપાય આપે છે પોર્ટેબલ ડોક્યુમેન્ટ ફોર્મેટ (પીડીએફ). ઇન્ટરનેટ પર હવે સહેલાઈથી મફતમાં મળતા પીડીએફ ક્રિએટર પ્રોગ્રામની મદદથી આપણે એક વાર આપણી વર્ડ ફાઇલને પીડીએફ ફોર્મેટમાં ફેરવી નાખીએ, પછી એ પીડીએફ ફાઇલ, તેના નામ પ્રમાણે પોર્ટેબલ ડોક્યુમેન્ટમાં ફેરવાઈ જાય છે એટલે કે તેને કોઈ પણ કમ્યુટરમાં જોઈ-વાંચી શકાય છે – મૂળ માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડ પ્રોગ્રામ વિના.

જેમ પીડીએફ ફાઇલ ક્રિએટ કરવા એક ચોક્કસ પ્રોગ્રામ જોઈએ, તેમ પીડીએફ ફાઇલ ઓપન કરવા પીડીએફ રીડર જોઈએ. ઇન્ટરનેટ પરથી આ બંને પ્રકારના પ્રોગ્રામ હવે સહેલાઈથી, મફતમાં ડાઉનલોડ કરી શકાય છે.

પરંતુ, તમારી જરૂરિયાત પીડીએફથી વધુ હોય તો…

પીડીએફથી ડોક્યુમેન્ટ્સની આપલે એકદમ સહેલી બની ગઈ છે, પણ બિઝનેસ જગતની જરૂરિયાતો બદલાતાં, હવે પીડીએફ ફક્ત ક્રિએટ અને રીડ કરવા ઉપરાંત, તમારી જરૂરિયાત એથી ઘણા વધુ પ્રકારની પણ હોઈ શકે છે.

જેમ કે, ક્યારેક એવું બને કે તમારી પાસે આવેલી પીડીએફ ફાઇલને તમારે વર્ડ કે એક્સેલના ફોર્મેટમાં ફેરવવાની જરૂર પડે. તમે એપલની ઓપરેટિંગ સિસ્ટમ અને ઓફિસ પ્રોગ્રામ્સનો ઉપયોગ કરતા હો તો પીડીએફને એપલના વર્ડ, એક્સેલ અને પાવરપોઇન્ટ જેવા પ્રોગ્રામની ફાઇલમાં ફેરવવાની જરૂર પડે.

તમે બીજી કોઈ રીતે બનાવેલી પીડીએફ ફાઇલ સાઇઝની રીતે ઘણી હેવી હોય તો તમારે તેને કમ્પ્રેસ કરવાની જરૂર પડે. ક્યારેક બે પીડીએફને જોડીને એક પીડીએફ બનાવવાની જરૂર ઊભી થાય અથવા એક પીડીએફમાંથી અમુક-અમુક પેજીસની જુદી જુદી પીડીએફ ફાઇલ બનાવવાની થાય. તમારી પાસે પાસવર્ડ પ્રોટેક્ટેડ ફાઇલ હોય તો ક્યારેક તેનાં રીસ્ટ્રિક્શન્સ દૂર કરવાના સંજોગ ઊભા થાય અથવા તમારી પીડીએફમાં વોટરમાર્ક ઉમેરવાના થાય.

આમ, પીડીએફ સંબંધિત આપણી જરૂરિયાતો હવે અનેકગણી વધી છે. સદનસીબે ઇન્ટરનેટ પર આ દરેક જરૂરિયાતના ઉપાય પણ મળવા લાગ્યા છે.

ક્લેવરપીડીએફ : તમામ જરૂરિયાતોનો એક ઉપાય

હોંગકોંગ સ્થિત, મૂળ ચીનની એક કંપનીએ ક્લેવરપીડીએફ (www.cleverpdf.com) નામે એક ઓનલાઇન સર્વિસ તૈયારી કરી છે, જે અલગ અલગ પ્રકારની ૧૯ જરૂ‚રિયાતોનો એક જ વેબપેજ પર ઉપાય આપે છે અને તે પણ બિલકુલ ફ્રી.

આ ઓનલાઇન સર્વિસ છે એટલે આપણે, આપણી જ‚રૂરિયાત મુજબની સર્વિસ પસંદ કરી, પોતાની ફાઇલ એ સર્વિસ પર અપલોડ કરી, કન્વર્ઝન શરૂ‚ કરીએ એટલે ફાઇલની સાઇઝ મુજબ થોડી વારમાં આપણે કહ્યા મુજબના ફેરફાર સાથેની ફાઇલ આપણને ડાઉનલોડ કરવાની લિંક મળી જાય!

તમે ઇચ્છો તો આ જ કંપનીનું જરા વધુ ફીચર્સવાળું અને ઓફલાઇન ઉપયોગ થઈ શકે તેવું સોફ્ટવેર ખરીદી પણ શકો છો (કંપનીએ એ સોફ્ટવેરના પ્રચાર-પ્રસાર માટે જ ઓનલાઇન સર્વિસ આપી હોય એવું બની શકે છે, પરંતુ ફ્રી સર્વિસ ખરેખર ફ્રી છે!).

ક્લેવરપીડીએફનો ઉપયોગ કરતી વખતે આ બાબતો ધ્યાનમાં રાખશો…

ઓનલાઇન સુવિધામાં ૨૦ એમબીની સાઇઝ સુધીનાં ડોક્યુમેન્ટ્સ કન્વર્ટ કરી શકાય છે.

આપણા ડેટાની સલામતી માટે, સાઇટ પરના દાવા મુજબ, આ ઓનલાઇન સર્વિસ ફાઇલ અપલોડ અને ડાઉનલોડ કરવા માટે સિક્યોર્ડ કનેક્શનનો ઉપયોગ કરે છે. ઉપરાંત, ફાઇલ આપણે કહ્યા મુજબ કન્વર્ટ થઈ ગયા પછી ૧૦ મિનિટમાં ડાઉનલોડ કરી લેવા જણાવવામાં આવે છે કારણ કે કન્વર્ઝન પછી ૩૦ મિનિટમાં આપણી ફાઇલ સાઇટના સર્વર પરથી આપોઆપ ડિલીટ થાય છે.

આપણે ઇચ્છીએ તો ઉપયોગ પછી તરત જ ફાઇલ ડિલીટ કરવા જણાવી શકીએ છીએ.

લગભગ તમામ પીડીએફ ક્રિએટર કે કન્વર્ટર સોફ્ટવેરની જેમ, આ સોફ્ટવેર સંપૂર્ણ સચોટ નથી. કોઈ પણ ડિજિટલ ડોક્યુમેન્ટને એક ફોર્મેટમાંથી બીજામાં ફેરવવામાં આવે ત્યારે તેના પરિણામ પર ઘણી બાબતો અસર કરતી હોય છે.

ક્લેવરપીડીએફની ટીમના એક સભ્ય, પીટર લીએ ‘સાયબરસફર’ને જણાવ્યું કે “પીડીએફ અને ઓફિસ ડોક્યુમેન્ટ્સ બિલકુલ અલગ પ્રકારનાં ડોક્યુમેન્ટ ફોર્મેટ છે. એક વાર વર્ડ ડોક્યુમેન્ટ પીડીએફમાં ફેરવે એ સાથે બધું જ પીડીએફના ‚લ્સ પ્રમાણે બદલાઈ જાય છે. એટલે, પીડીએફ ફાઇલ વર્ડમાંથી સર્જાઈ હોય તો પણ તેને ફરી વર્ડમાં ફેરવતી વખતે ૧૦૦ ચોક્સાઈથી ખાતરી આપી શકાય નહીં. પીડીએફ કન્વર્ઝનમાં મૂળ વર્ડ ડોક્યુમેન્ટ રીકવર થતું નથી, પણ એપ પહેલાં પીડીએફ ડેટાને એનેલાઇઝ કરીને તેને માઇક્રોસોફ્ટ ઓફિસના ‚લ્સ મુજબ, વર્ડ ફોર્મેટમાં રીબિલ્ડ કરવાનો પ્રયાસ કરે છે.

ગુજરાતી જેવા યુનિકોડમાં લખાયેલી ફાઇલને આ ઓનલાઇન સોફ્ટવેર ચોક્સાઈપૂર્ણ રીતે પીડીએફમાં ફેરવી શકતું નથી (બીજાં ફ્રી, પણ ડાઉનલોડેડ સોફ્ટવેર એ કામ કરી શકે છે).

એ જ રીતે, પેજીસ સ્કેન કરીને તૈયાર કરવામાં આવેલ પીડીએફમાંથી વર્ડ કે એક્સેલમાં કન્વર્ઝન સચોટ રીતે થતું નથી. જ્યારે મૂળ વર્ડ કે એક્સેલમાંથી તૈયાર કરેલ પીડીએફને આ ઓનલાઇન સોફ્ટવેરની મદદથી આપણે સારી એવી ચોક્સાઈ સાથે ક્ધવર્ટ કરી શકીએ છીએ.

પીડીએફમાંથી એક્સેલમાં ક્ધવર્ટ કરવાનો વિકલ્પ, જ્યારે પીડીએફમાં ટેબલ્સનો ઉપયોગ થયો હોય ત્યારે વધુ અનુકૂળ છે. એટલે કે મૂળ વર્ડમાંથી તૈયાર થયેલી પીડીએફને એક્સેલમાં કન્વર્ટ કરવા જઈએ તો સારું પરિણામ મળશે નહીં.

ઉપરાંત, જો પીડીએફમાં ટેબલની આઉટલાઇન્સ માર્ક કરેલી ન હોય તો ધાર્યું પરિણામ ન પણ મળે. જોકે ડેસ્કટોપ સોફ્ટવેરમાં આપણે પીડીએફમાં ટેબલ્સ માર્ક્ડ ન હોય તો તેને માર્ક કરીને પછી એક્સેલમાં કન્વર્ટ કરી શકીએ છીએ. પીટર લીએ આ વિશે ‘સાયબરસફર’ને જણાવ્યું કે તેઓ ટૂંક સમયમાં ઓનલાઇન વર્ઝનમાં પણ આ સુવિધા આપશે.

પીડીએફને કમ્પ્રેસ કરવાની સુવિધા, પીડીએફમાં ઇમેજ હોય ત્યારે સારું પરિણામ આપે છે કેમ કે આ સોફ્ટવેર ઇમેજની ગુણવત્તા આપણે કહીએ તે પ્રમાણમાં ઘટાડીને ફાઇલ સાઇઝ ઓછી કરી આપે છે. પરંતુ પીડીએફમાં ફક્ત ટેક્સ્ટ હોય, કોઈ ઇમેજ ન હોય તો તેની ફાઇલ સાઇઝ ઓછી થતી નથી.

પીડીએફને પાસવર્ડથી પ્રોટેક્ટ કરવા અંગે એ ધ્યાનમાં રાખવા જેવું છે કે પીડીએફને બે રીતે પાસવર્ડ પ્રોટેક્ટ કરી શકાય છે : એક, પીડીએફના રીડર માટે ‘ઓપન પાસવર્ડ’ સેટ કરીને. આપણે મોકલેલી પીડીએફ ફાઇલ, સામેની વ્યક્તિ આ ઓપન પાસવર્ડ આપ્યા પછી જ ખોલી શકે. બીજો પાસવર્ડ ‘ઓનર પાસવર્ડ’ સેટ કરી શકાય છે, જે આપણા પોતાના માટે છે. ફાઇલ આ રીતે પ્રોટેક્ટ કરીએ તો આપણા સિવાય બીજી વ્યક્તિ તેને ઓપન તો કરી શકે, પણ તેને એડિટ, કોપી કે પ્રિન્ટ ન કરી શકે.

ક્લેવરપીડીએફ સર્વિસ આવી પીડીએફને અનલોક કરવાની સવગડ પણ આપે છે, પરંતુ આ સાઇટ સ્પષ્ટતા કરે છે કે તમારી પાસે ઓપન પાસવર્ડ હોય અને તેને તમે દૂર કરવા માગતા હો તો એવું શક્ય છે, પણ બીજાની પ્રોટેક્ટેડ ફાઇલમાંથી ઓપન પાસવર્ડ (તે આપ્યા વિના) દૂર કરવાની સગવડ આ સિસ્ટમ આપતી નથી. તમારી ઓફિસની પીડીએફ સંબંધિત જ‚રિયાતો પૂરી કરવા માટે આ ફ્રી સર્વિસ ઘણે અંશે ઉપયોગી થઈ શકે છે.